Archiwum dokumentów pracowniczych to proces przenoszenia dokumentów do specjalnie przygotowanych przestrzeni lub systemów – archiwów w celu ich bezpiecznego i długotrwałego przechowywania. Zastosowanie właściwych procedur archiwizacyjnych jest kluczowe dla skutecznego zarządzania informacjami, ułatwia odnalezienie potrzebnych danych i pozwala na ich ochronę przed utratą lub uszkodzeniem. Archiwizacja dokumentów pracowniczych to nie tylko zwykłe przenoszenie zapisanych danych do innej szafy. To skomplikowany proces, który wymaga odpowiedniej strategii i staranności. Właściwie prowadzona archiwizacja pozwala na utrzymanie porządku, ochronę danych i szybki dostęp do potrzebnych informacji, kiedy tylko tego potrzebujemy.
Czym jest archiwum dokumentów pracowniczych?
Jednym z kluczowych aspektów działalności każdego przedsiębiorstwa jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji pracowniczej. Informacje o pracownikach, takie jak: umowy o pracę, dane kontaktowe, historia zatrudnienia, ocena wydajności, informacje o wynagrodzeniach i korzyściach to tylko niektóre z dokumentów, które wymagają starannego przechowywania. Z tego powodu istotne jest utworzenie odpowiednio zorganizowanego archiwum dokumentów pracowniczych, archiwum świadectw pracy.
Jak w praktyce wygląda takie pomieszczenie? To wyznaczona przestrzeń lub system elektroniczny, w którym przechowywane są wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników. Może to obejmować dokumenty papierowe przechowywane w fizycznej lokalizacji, ale coraz częściej także elektroniczne zasoby danych, które są przechowywane i zarządzane za pomocą specjalistycznego oprogramowania do zarządzania dokumentami.
Jak długo musi być przechowywana dokumentacja pracownicza?
Dokumenty pracownicze, w tym akta osobowe i płacowe, są klasyfikowane jako dokumenty niearchiwalne (kategoria B), co oznacza, że mają ściśle określony czas przechowywania. Po tym okresie dokumenty te mogą być niszczone, co sprawia, że ich odnalezienie będzie niemożliwe.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej jest różny w zależności od daty zatrudnienia pracownika. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez 50 lat. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania wynosi 10 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zakończył się stosunek pracy lub zakończyła się umowa zlecenia.
Istnieje pewien wyjątek, który dotyczy kwestii, jaką jest przechowywanie dokumentów. Obejmuje on pracowników, którzy zostali zatrudnieni w okresie od stycznia 1999 roku do grudnia 2018 roku. W przypadku tej grupy pracowników dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez okres 10 lat. Jest to możliwe pod warunkiem, że pracodawca zastosował specjalną procedurę, której celem jest skrócenie standardowego okresu przechowywania dokumentów pracowniczych.
Co zrobić, gdy archiwum dokumentów pracowniczych nie istnieje?
Jeśli dokumenty pracownicze archiwum nie istnieje, można podjąć pewne kroki w celu odzyskania niezbędnych dokumentów. Pracownik ma prawo złożyć prośbę do pracodawcy o wydanie duplikatu świadectwa pracy. Forma tego wniosku nie jest ściśle określona przez prawo – może być złożona zarówno ustnie, jak i na piśmie. Niestety, przepisy nie precyzują terminu, w którym były pracodawca powinien wydać odpis świadectwa pracy.
Duplikat powinien zawierać wszystkie informacje, które znajdowały się w oryginalnym dokumencie – w tym datę jego sporządzenia oraz dane osoby, która ten dokument przygotowała i podpisała.
Jeżeli firma, która wystawiła zagubiony dokument, już nie istnieje, pomocne może być zwrócenie się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Na stronie internetowej ZUS oraz w jego oddziałach dostępna jest baza danych zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy, która zawiera informacje o miejscu przechowywania archiwalnych dokumentów. Dodatkowo, na stronie Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych można znaleźć ewidencję przechowawców akt osobowych i płacowych.
Pamiętajmy, że akta pracownicze są klasyfikowane jako dokumentacja niearchiwalna (kategoria „B”) i są przechowywane przez określony czas, po którym są niszczone (niszczenie dokumentów). Obecnie okres ten wynosi pięćdziesiąt lat od momentu zakończenia stosunku pracy. Zatem nawet w przypadku braku archiwum akt pracowniczych, istnieją kanały, które umożliwiają odzyskanie niezbędnych dokumentów.
