Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe?

Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce, musisz znać wymogi prawne dotyczące przechowywania dokumentacji firmowej. Powinno się efektywnie przechowywać dokumenty związane z księgowością — nie tylko dlatego, że jest to wymagane przez polskie prawo. Po prostu, ponieważ dobra archiwizacja dokumentów księgowych jest kluczowa do prawidłowego zarządzania firmą i jej nieprzerwanego funkcjonowania.

Jednak sama mnogość wymogów i przepisów dotyczących prowadzenia dokumentacji sprawia, że zrozumienie całości tego procesu może być trudne, zwłaszcza dla początkujących. W tym artykule zagłębimy się w specyfikę ochrony i przechowywania dokumentacji firmowej w Polsce, wyjaśnimy, jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe, i przedstawimy ogólne zasady archiwizacji dokumentów.

Archiwizacja dokumentów księgowych — na czym polega?

Dokumentacja księgowa to dokumenty służące do monitorowania stanu finansów przedsiębiorstwa. Składają się na nią księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne, sprawozdania finansowe i inne dokumenty finansowe przedsiębiorstwa.

Do takich dokumentów finansowych należą między innymi księgi przychodów i rozchodów, zestawienia obrotów i sald, salda kont księgi głównej, salda kont ksiąg pomocniczych, oraz inwentarz, czyli wykaz aktywów i pasywów.

Przechowywanie dokumentacji księgowej i innych dokumentów

Firmy muszą także przechowywać w swoim archiwum różnorodne dokumenty związane z kwestiami finansowymi, takie jak dokumentacja podatkowa, dokumenty rejestracyjne i rozliczeniowe ZUS, dokumentacja kadrowa. Dokumenty te są niezbędne do przeprowadzania kontroli oraz naliczania podatków pracowniczych, czynszów i emerytur.

Dokumenty księgowe muszą być opracowane i prowadzone zgodnie z polskimi przepisami i regulacjami, jak Ustawa o Rachunkowości – muszą być ponadto łatwo dostępne w formie papierowej lub elektronicznej, korzystając z dostępnego oprogramowania i nośników danych.

Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?

W Polsce firmy są zobowiązane do niełatwej czynności, jaką jest przechowywanie dokumentów księgowych – ile lat trzeba przechowywać poszczególne dokumenty związane z księgowością?

• Dokumenty podatkowe: 5 lat od zakończenia roku podatkowego, za który się rozliczono.
• Dokumenty ZUS: 5 lub 10 lat, liczone od momentu przekazania dokumentacji do właściwego oddziału ZUS.
• Dokumentacja pracownicza: przez okres pracy pracownika + 50 lub 10 lat (patrz niżej), liczone od momentu rozwiązania stosunku pracy z danym pracownikiem.
• Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe: przechowywane przez co najmniej 5 lat, liczone od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone.
• Księgi rachunkowe: 5 lat.
• Karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki: przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikającego z przepisów emerytalnych, rentowych i podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat.
• Dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży: tego typu rachunki i faktury należy przechowywać do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia.
• Dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów i umów handlowych, wierzytelności dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym, lub podatkowym: przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym wskazane operacje, transakcje i postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub wygasły.
• Dokumentacja przyjętej metody prowadzenia rachunkowości: przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu terminu jej obowiązywania.
• Dokumenty dotyczące gwarancji (lub rękojmi) i reklamacji: 1 rok po upływie gwarancji lub załatwieniu reklamacji.
• Dokumenty dotyczące inwentaryzacji: 5 lat.
• Inne dokumenty i sprawozdania księgowe, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy: 5 lat.

W bardzo dużym uproszczeniu: dokumenty związane z finansami przechowujemy zatem 5 lat, z pracownikami 10, z gwarancją przez rok. Jeśli masz problemy z obsługą dokumentacji, warto skorzystać z oferty firmy ekoakta — zajmujemy się usługami jak obsługa faktur czy archiwizacja dokumentacji.

Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej

Księgi rachunkowe są w Polsce prowadzone przede wszystkim w formie elektronicznej. Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej jest funkcjonalnie równoważne księgowości prowadzonej w papierowych księgach.

Choć wiele firm przechowuje dokumenty w chmurze, nie ma to wpływu na to, jak długo trzeba przechowywać dokumenty księgowe. Nie musisz jednak dysponować papierowymi wydrukami, tak długo, jak możesz okazać potwierdzone dokumenty na wypadek kontroli. Pamiętaj jednak, że każda kopia stanowi osobny dokument, który także należy przechowywać.

Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe po likwidacji przedsiębiorstwa

Co robić, jeśli przedsiębiorstwo lub inny podmiot gospodarczy zakończył działalność? W takim wypadku obowiązek, jakim jest przechowywanie dokumentów księgowych, spada na podmiot kontynuujący działalność albo na określoną osobę lub podmiot w przypadku likwidacji. W wypadku całkowitej likwidacji przedsiębiorstwa, przechowywanie dokumentacji księgowej staje się zadaniem państwowego archiwum.

Kierownik, likwidator podmiotu lub syndyk masy upadłościowej jest odpowiedzialny za poinformowanie właściwego sądu o miejscu przechowywania dokumentacji sądowej firmy, która zaprzestała działalności.

Zasady archiwizacji dokumentów pracowniczych

Z aktami księgowymi wiążą się blisko również akta pracownicze. Na podstawie Kodeksu Pracy, pracodawcy w Polsce są zobowiązani do bezpiecznego przechowywania akt pracowniczych. Chodzi tu m.in. o imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencji odzieży i obuwia roboczego oraz inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy. Tego typu dokumenty należy przechowywać w firmie także, gdy potrzebne są do ustalenia emerytury.

Dla pracowników (poza branżą górniczą) zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. akta osobowe muszą być przechowywane przez 10 lat. Za to dla osób, które pracowały w firmie w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., okres przechowywania zależy od pracodawcy. Oznacza to, że jeśli jako właściciel firmy zdecydujesz się na 10-letni okres przechowywania, musisz wysłać do ZUS raport informacyjny. Po tym były pracownik zostanie poinformowany, że jego akta osobowe będą przechowywane krócej, że może je odebrać oraz że może dowiedzieć się, ile pieniędzy jest na jego koncie ZUS.

Usługi zewnętrznej archiwizacji

Księgi rachunkowe mogą być przechowywane wewnątrz jednostki lub mogą być przechowywane poza firmą. Możesz zlecić obowiązek, jakim jest przechowywanie dokumentów księgowych, zewnętrznemu podmiotowi świadczącemu usługi przechowywania dokumentów.

Jeśli przedsiębiorstwo chce przechowywać księgi rachunkowe w innym miejscu niż siedziba firmy lub siedziba zarządu, musi poinformować urząd skarbowy o miejscu przechowywania ksiąg rachunkowych w ciągu 15 dni od daty wydania tych ksiąg firmie zewnętrznej.

Podobnie, zgodnie z ustawą o rachunkowości, upoważnione organy kontroli zewnętrznej lub nadzoru muszą mieć możliwość wglądu do ksiąg i dowodów księgowych w siedzibie podmiotu, lub miejscu sprawowania zarządu, albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru.