Archiwizacja dokumentów pracowniczych zgodnie z Kodeksem Pracy
W kontekście dokumentów zawierających dane osobowe, a takimi są dokumenty pracownicze, skupiamy się przede wszystkim na przepisach wynikających z RODO. Natomiast podstawowym aktem prawnym, który reguluje kwestie związane z przechowywaniem akt osobowych, jest Kodeks Pracy. Jakie rozwiązania wprowadza? Sprawdź!
Archiwizacja dokumentów pracowniczych – co mówi Kodeks Pracy?
Kodeks Pracy to podstawowy akt prawny, który reguluje stosunki na linii pracownik-pracodawca. Zawiera przepisy dotyczące zatrudniania, zwalniania, udzielania urlopów pracowniczych czy równego traktowania zatrudnionych. A co mówi o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej? Paradoksalnie, niewiele. Zdecydowanie więcej informacji znajdziemy w innych aktach prawnych, na przykład w rozporządzeniach. Są one komplementarne względem Kodeksu Pracy, co oznacza, że wyjaśniają one kwestie, których nie porusza lub które porusza w ograniczonym zakresie ustawa główna. Archiwizacja dokumentów pracowniczych została szeroko omówiona w:
- Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej,
- Ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją,
- Rozporządzeniu o Ochronie Danych Osobowych.
Jak długo przechowujemy dokumenty pracownicze?
Rozporządzenie z 10 grudnia 2018 roku zawiera nowe rozwiązania dotyczące przechowywania akt osobowych pracowników. Dokumenty najstarsze, a więc osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku, należy przechowywać 50 lat i to bez możliwości skrócenia tego okresu. Dokumentacja osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 1 stycznia 2019 roku może być przechowywana 10 lat, o ile pracodawca dopełni formalności wobec ZUS. Natomiast dokumenty pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku przechowujemy 10 lat.
Ponadto zgodnie z rozporządzeniem z 10 stycznia 2018 roku, bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych może odbywać się w formie elektronicznej. Postępująca cyfryzacja jest wygodna dla pracodawców, ale niesie też za sobą nowe wyzwania w zakresie ochrony danych.
Przechowywania dokumentów pracowniczych – wyjątki
Powyższe zasady dotyczące przechowywania dokumentów pracowniczych są takie same dla osób, które pracowały w firmie kilkadziesiąt lat bądź kilka dni. Kodeks Pracy wprowadza jednak pewne wyjątki. Dotyczą one sytuacji, w których dokumenty pracowników stanowią dowód w sprawie.
Jeśli pracodawca:
- jest stroną postępowania – przechowuje dokumenty do czasu jego prawomocnego zakończenia,
- otrzymał wiadomość o wytoczeniu powództwa lub wszczęciu postępowania – przechowuje dokumenty 12 miesięcy dłużej, niż wynika z przepisów ogólnych. Następnie informuje pracownika o możliwości odbioru dokumentów w ciągu 30 dni.
Zatem dłuższa archiwizacja może mieć miejsce wyłącznie wtedy, gdy dokumenty stanowią dowód w sprawie. Pracodawca nie może natomiast we własnym zakresie podjąć decyzji o ich dłuższym przechowywaniu, ponieważ byłoby to sprzeczne z RODO. Nakazuje ono zniszczenie danych osobowych w momencie, gdy nie są one już wymagane lub potrzebne.
Na czym polega bezpieczne przechowywanie dokumentów pracowniczych?
W ostatnich latach zmieniło się podejście do problemu przechowywania akt osobowych pracowników. Obecnie kluczowe znaczenie ma nie tylko cyfryzacja, ale również zapewnienie wysokiego poziomu bezpieczeństwa informacji. Nawiasem mówiąc, archiwizacja i przechowywanie dokumentów w firmie zawsze na pierwszym miejscu stawiają bezpieczeństwo, bez względu na to, o jakiego rodzaju dane chronione chodzi.
Wracając do akt osobowych, pojawia się pytanie, jak prawidłowo należy je przechowywać? Pracodawca powinien zdecydować się na wersję papierową lub elektroniczną. W wielu zakładach pracy stosuje się rozwiązanie mieszane, w którym bieżące dokumenty pracowników przechowywane są w wersji cyfrowej, a archiwalne – w wersji papierowej.
Pod szczególną ochroną prawną znajduje się zawierająca dane osobowe dokumentacja pracownicza. Przechowywanie odbywa się w bezpiecznych warunkach, zatem dokumenty papierowe trzymamy w zamykanych na klucz szafach. Te natomiast powinny znajdować się w pomieszczeniach, do którego nie mają dostępu osoby trzecie. Innym problemem jest zabezpieczenie dokumentów elektronicznych, które odbywa się poprzez nadawanie dostępów, hasłowanie oraz szyfrowanie.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych – podsumowanie
Jednym z podstawowych elementów dokumentacji pracowniczej są akta osobowe. Archiwizacja trwa 10 lub 50 lat i musi być prowadzona w sposób gwarantujący bezpieczeństwo. Kodeks Pracy ani żaden inny akt prawny nie zabraniają korzystania z pomocy firmy outsourcingowej, takiej jak Ekoakta. Zapewniamy pełną zgodność z obowiązującymi przepisami i elastyczność, która jest ważna w biznesie. Dokumenty pracownicze ze względu na długi okres przechowywania są jednymi z najbardziej “uciążliwych”, jednak z pomocą specjalistów ich archiwizacja nie jest już wyzwaniem.
Liczą się fakty
Nasze usługi
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
