Jak archiwizować dane uczniów?
Szkoły każdego szczebla gromadzą dane osobowe uczniów, w tym również dane wrażliwe, dotyczące na przykład stanu zdrowia. Obowiązkiem dyrektora placówki jest zapewnić bezpieczeństwo informacji, tak aby nie doszło do nieautoryzowanego dostępu czy wycieku. Jak prawidłowo archiwizować dane uczniów? Sprawdź, na co w szczególności powinieneś zwrócić uwagę!
Dane osobowe ucznia w szkole
Przetwarzanie danych osobowych uczniów jest niezbędne już na etapie przyjęcia do placówki. Szkoła gromadzi dane zwykłe, takie jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy numer pesel. Ma również dostęp do danych wrażliwych, a więc dokumentów potwierdzających m.in. stan zdrowia. Są to na przykład zaświadczenia o niepełnosprawności lub dokumentacja wydana przez poradnię psychologiczno-pedagogiczną.
Dane osobowe ucznia w szkole podlegają ścisłej ochronie. Placówka nie może udostępniać ich osobom postronnym. Ponadto wgląd do nich mogą mieć wyłącznie osoby upoważnione i to tylko wtedy, gdy jest to konieczne. Szczególnej ochronie podlegają dane wrażliwe, które szkoła gromadzi na odrębnych od RODO przepisach.
Jak długo przechowywać dane uczniów?
Dokumentacja uczniów należy do kategorii B, a więc niearchiwalnej. Dane nie trafiają do archiwum państwowego, ale muszą być przechowywane w jednostce przez określony czas. Podstawa przetwarzania danych osobowych uczniów nie jest jednolita. Wiedzę należy czerpać m.in. z RODO, Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej oraz rodzajów tej dokumentacji, a także Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Na podstawie powyższych przepisów można wywnioskować, że większość dokumentów uczniów archiwizowana jest przez 5 lat od momentu, gdy utracą praktyczne znaczenie dla potrzeb organu. Z drugiej strony, dyrektorzy, którzy zastanawiają się, jak długo przechowywać dane uczniów, powinni wziąć też pod uwagę dokumenty związane z przebiegiem rekrutacji. Co do zasady archiwizujemy je do ukończenia przez ucznia pobierania nauki w danej placówce.
Metody archiwizacji danych osobowych w placówkach edukacyjnych
Dane osobowe ucznia w szkole podlegają ścisłemu rygorowi prawnemu. Pamiętajmy, że zgodnie z RODO obowiązuje zasada tzw. minimalizmu, a więc przetwarzania wyłącznie danych niezbędnych. Placówka ma prawo gromadzić na przykład dokumentację medyczną uczniów, jeśli ma ona wpływ na przebieg nauczania czy pobyt dziecka w szkole.
Obecnie dokumentacja uczniów ma formę zarówno papierową, jak i elektroniczną. W przypadku pierwszej konieczne jest przechowywanie w bezpiecznych i zamkniętych miejscach. Pomieszczenia, w których znajdują się dokumenty, powinny być niedostępne dla osób postronnych. Natomiast dokumentacja w formie cyfrowej wymaga zabezpieczenia za pomocą szyfrów, haseł czy nadawania dostępów. Administrator ma obowiązek regularnie aktualizować oprogramowanie, dbając o zabezpieczenia antywirusowe. Ponadto powinien regularnie tworzyć kopie zapasowe, które zapobiegają ewentualnej utracie danych w razie awarii.
Jak zabezpieczyć dane osobowe uczniów w procesie archiwizacji?
Dane osobowe ucznia muszą być chronione na każdym etapie przetwarzania. W pierwszej kolejności dyrektor placówki powinien opracować zasady i wytyczne pracy z dokumentacją. Ważne, aby każdy pracownik został o nich poinformowany. Dobrym rozwiązaniem są także szkolenia prowadzone przez ekspertów, którzy wyjaśnią, na czym polega ochrona danych osobowych uczniów.
Kolejnym zadaniem jest przygotowanie miejsca pod szkolne archiwum. Powinien być to pokój, w którym panują odpowiednie warunki, takie jak temperatura czy poziom wilgoci. Wiele szkół prowadzi archiwa w piwnicach, jednak nie jest to najlepsze miejsce. Alternatywnym rozwiązaniem jest archiwum zewnętrzne, prowadzone przez prywatną firmę. Przepisy nie zabraniają z niego korzystać, zwłaszcza jeśli współpraca wiąże się z zapewnieniem dokumentom lepszych warunków.
Dyrektor ma też obowiązek zarządzania systemem elektronicznych, w którym gromadzone są dane uczniów. Najczęściej jednak zadania związane z jego prawidłowym zabezpieczeniem powierza informatykom lub firmie zewnętrznej. Jednorazowa ochrona to jednak za mało, ponieważ system nieustannie trzeba aktualizować, a ustawienia dostępu – co pewien czas zmieniać.
Na kim spoczywa obowiązek archiwizacji danych uczniów?
Obowiązek prawidłowej archiwizacji danych osobowych uczniów spoczywa w głównej mierze na:
- dyrektorze placówki,
- inspektorze danych osobowych.
Nie możemy jednak zapominać o postawie nauczycieli i innych pracowników, którzy mają dostęp do informacji. Najczęstszym powodem błędnego przetwarzania danych, które naraża na ich bezprawne udostępnienie, jest brak wiedzy. Dlatego tak ważne są szkolenia w zakresie archiwizacji dokumentów papierowych i elektronicznych.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
