Najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentów i jak ich uniknąć?
W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej powstaje wiele dokumentów, które wymagają archiwizacji. Przed podobnym obowiązkiem stoją urzędy i instytucje. Niezależnie od wielkości czy rodzaju i branży poprowadzonej działalności, przedsiębiorca zobowiązany jest do archiwizacji m.in. dokumentów księgowych czy osobowych. Niestety, pomimo istniejących wytycznych, nie wszystkie podmioty zobowiązane do właściwej organizacji archiwum z dokumentami wiedzą, jak to robić. Sprawdź najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentów!
Jak przechowywać dokumenty firmowe? Jak długo?
Każdy rodzaj dokumentu, który powstaje przy prowadzeniu działalności, ma określony okres przechowywania. Przykładowo księgi rachunkowe czy dokumenty inwentaryzacyjne powinny być przechowywane we właściwym do tego celu miejscu przez co najmniej 5 lat. Natomiast np. dowody księgowe związane ze sprzedażą detaliczną mają znacznie krótszy okres przechowywania – tylko do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego firmy za dany rok obrotowy. Dokumenty personalne muszą być przechowywane przez 10 lat, jeśli pracownik został zatrudniony w przedsiębiorstwie przed 1 stycznia 2019 roku, albo nawet przez pół wieku, jeśli stosunek pracy powstał później.
Przedsiębiorca powinien zadbać o wygospodarowanie miejsca na bezpieczną, właściwą archiwizację dokumentów w firmie, albo skorzystać z zewnętrznej firmy, która zapewni usługi archiwizacyjne zgodne z obowiązującymi przepisami. Nie zawsze wie, jak to zrobić i popełnia ważne błędy. Zobacz, jakie?
Jakie są najczęstsze błędy w przechowywaniu dokumentów?
Problemy w przechowywaniu akt osobowych, kłopoty ze zbyt małą przestrzenią na gromadzenie kolejnych segregatorów z dokumentami czy też niedostateczne zabezpieczenie ich przed dostępem niepowołanych osób trzecich, to tylko jedne z wielu błędów, jakie popełniają przedsiębiorcy.
Częste błędy w archiwizacji dotyczą:
- Braku odpowiednich zabezpieczeń technicznych;
- Niedostosowaniu okresów przechowywania dokumentów do przepisów;
- Brak szkoleń pracowniczych w zakresie prawidłowego postępowania z dokumentacją;
- Niewłaściwa identyfikacja danych wrażliwych;
- Nieprzestrzeganie zasady minimalizacji;
- Brak ograniczeń w dostępie do danych;
- Niewłaściwe warunki przechowywania dokumentów;
- Niewystarczające zabezpieczenie dokumentacji elektronicznej;
- Nieprzestrzeganie procedur RODO.
Jak unikać częstych błędów w archiwizacji?
Dla unikania problemów w przechowywaniu akt warto poznać najczęściej popełniane w tym zakresie błędy. Postaramy się je przedstawić wraz ze sprawdzonymi rozwiązaniami. Przedsiębiorcy powinni ich unikać i przeciwdziałać powstawaniu.
Bezpieczne archiwum – czego wymaga?
W pierwszej kolejności należy wygospodarować bezpieczne miejsce dla przechowywania dokumentacji. Pomieszczenie nazywane archiwum powinno być suche, dobrze wentylowane i zabezpieczone przed pożarem czy zalaniem. Muszą panować w nim takie warunki, by dokumenty nie uległy zniszczeniu lub uszkodzeniu. Dobrze by było, aby było klimatyzowane i na bieżąco monitorowane. Musi posiadać fizyczne zabezpieczenia – zamki mechaniczne lub elektroniczne, z kontrolą dostępu.
Jeśli chodzi o dokumentację cyfrową, powinna ona być przechowywana na bezpiecznych dyskach i serwerach z solidnymi zabezpieczeniami i szyfrowaniem. Cyfrowe archiwizowanie dokumentów może być realizowane w chmurze.
Należy przygotować ewidencję dokumentów – zarówno w formie papierowej, jak i tych gromadzonych w formie cyfrowej.
Konieczne jest wprowadzenie i aktualizowanie technicznych zabezpieczeń przechowywanych dokumentów, w tym systemów alarmowych, sejfów i kontroli dostępu. Dla dokumentacji elektronicznej potrzebne jest wykonywanie kopii zapasowych (backup) i szyfrowania danych.
Szkolenia pracowników
Pracownicy powinni odbywać cykliczne szkolenia dotyczące ochrony i archiwizacji dokumentów oraz mieć nadane uprawnienia dotyczące dostępu do nich. Wrażliwe dane powinny być dokładnie zidentyfikowane. Należy zastosować w stosunku do nich szczególne środki ochrony przed wyciekiem informacji i dostępem osób trzecich. Pracownicy powinni znać wytyczne RODO dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych i przechowywania dokumentów związanych z nimi.
Porządkowanie dokumentów i ich identyfikacja
Dla usprawnienia dostępu do kluczowych dokumentów firmowych i jednoczesnego wprowadzenia porządku do archiwum, warto segregować je, umieszczać w segregatorach i pudłach i dokładnie opisywać, co właściwie się w nich znajduje.
Bezbłędne przechowywanie dokumentów w zewnętrznym archiwum
Jeśli firma nie jest w stanie sama urządzić takiego pomieszczenia na potrzeby archiwum, albo stworzyć archiwum cyfrowego, może skorzystać z naszych usług. W Ekoakta zapewniamy odpowiednie warunki przechowywania dokumentów, ich udostępniania i zabezpieczania. Porządkujemy dokumenty, wprowadzając w nich ład i porządek. Jeśli klient chce skorzystać z zewnętrznego archiwum, przewozimy dokumenty do wyznaczonego miejsca, a zlecający dostaje potwierdzenie przekazania materiałów. Dokumenty są rejestrowane, znakowane kodem paskowym i przechowywane w specjalnie zaprojektowanym i zabezpieczonym obiekcie. Dzięki temu unikniesz błędów w przechowywaniu dokumentów i konsekwencji z tym związanych.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
