Prawidłowo zorganizowany system zarządzania dokumentacją firmową pozwala zachować porządek, oszczędzić czas i usprawnić pracę. Tworząc go, należy wziąć pod uwagę specyfikę przetwarzanych dokumentów oraz obowiązujące rozwiązania prawne. Sprawdź, jak zorganizować skutecznych system zarządzania dokumentami firmowymi.

System zarządzania dokumentacją – trzy podstawowe rodzaje

Istnieje wiele systemów zarządzania dokumentacją, jednak spośród wszystkich dostępnych wyróżniamy trzy główne:

  • system papierowy – zakłada przechowywanie dokumentacji w formie fizycznej. Jest łatwy w implementacji, jednak ma też sporo ograniczeń. Ponadto wiąże się z koniecznością zabezpieczenia papieru w taki sposób, aby nie uległ on degradacji,
  • system elektroniczny – zakłada przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na przykład na dysku twardym lub w chmurze. Daje dużą elastyczność, ale wymaga wdrożenia zabezpieczeń,
  • system hybrydowy – łączy w sobie elementy systemu papierowego i elektronicznego. Sprawdza się zwłaszcza w tych organizacjach, które przechodzą stopniową digitalizację.

Na pytanie, który z ww. systemów jest najefektywniejszy, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Przez dekady w firmach dominował system papierowy, jednak obecnie, w dobie pracy zdalnej i globalizacji, traci on na znaczeniu. Wiele firm jest teraz w fazie hybrydowej, stopniowo kierując się ku systemowi elektronicznemu.

Zarządzanie dokumentacją w firmie – od czego zacząć?

Zanim wybierzesz odpowiedni dla swojej organizacji system zarządzania dokumentacją, powinieneś przeanalizować kilka kluczowych kwestii. Na początek zweryfikuj, jakiego rodzaju dokumenty przetwarzasz w firmie. W większości przypadków zawierają one dane osobowe, handlowe czy finansowe. Z tego też powodu wymagają odpowiedniego zabezpieczenia. Oceń, jaką drogę muszą pokonać kolejne akta od momentu wpłynięcia do firmy do archiwizacji. Ponadto warto bliżej przyjrzeć się bieżącym kosztom przechowywania dokumentów. Jeśli są wysokie, z pewnością będziesz zainteresowany ich optymalizacją.

Zarządzanie dokumentacją krok po kroku

Zarządzanie dokumentacją w firmie to złożony proces, dlatego przeprowadzenie powyższych czynności jest konieczne. Z drugiej strony, ten swoisty audyt daje też odpowiedź na pytanie, jaki system zarządzania wybrać. Nowoczesne przedsiębiorstwa stawiają na archiwum elektroniczne, ograniczając tym samym koszty. Z tym, że przejście z archiwum papierowego na cyfrowe jest długotrwałym procesem, dlatego początkowo Twoja firma skorzysta z modelu hybrydowego. Najczęściej wdrażany jest on w taki sposób, że nowe dokumenty zyskują formę elektroniczną, natomiast papierowe pozostają w archiwum aż do terminu wymagalności. Jeśli jest ich sporo, warto rozważyć digitalizację akt z najdłuższym terminem przechowywania. Jak wdrożyć system elektroniczny krok po kroku?

Wybór odpowiedniego dostawcy usług

Pierwszym krokiem do stworzenia elektronicznego archiwum jest wybór zaufanego dostawcy usługi. Sprawdź, jakimi zabezpieczeniami dysponuje oraz w jaki sposób możesz uzyskać dostęp do dokumentów. Pamiętaj, że liczy się nie tylko cena, ale przede wszystkim bezpieczeństwo.

Opracowanie polityki zarządzania dokumentacją

W każdej firmie powinny funkcjonować jasno określone procedury obiegu, przetwarzania i archiwizacji dokumentów. Polityka zarządzania musi być dostosowana do specyfiki działalności organizacji i obowiązujących przepisów. W jej opracowaniu pomogą specjaliści, którzy na co dzień zajmują się archiwizacją danych.

Wdrożenie narzędzi do zarządzania dokumentami

Wdrożenie wybranych wcześniej narzędzi to zadanie dla specjalistów. To oni zajmują się systemem od strony technicznej. W gestii przedsiębiorcy i pracowników jest natomiast zapoznanie się z systemem, w tym pomogą szkolenia.

Audyt wdrożonych rozwiązań

Ostatnim krokiem, który powinien być powtarzany regularnie, jest audyt wprowadzonych rozwiązań. Ponadto warto co pewien czas przeglądać dokumenty, zwalniając miejsce na nowe. Szczegółowe rozwiązania w tym zakresie powinna uwzględniać polityka zarządzania dokumentacją.

Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów

Optymalizacja procesów z jednej strony ogranicza koszty i usprawnia pracę, z drugiej strony musi zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa. Przepisy w obecnym kształcie dopuszczają archiwizację elektroniczną, jednak wymagają, aby dokumenty były chronione. Ta sama zasada dotyczy utylizacji danych. Pamiętajmy, że zarządzanie dokumentami to nie tylko ich bieżące procedowanie, lecz zapewnienie stosownych rozwiązań na każdym etapie “życia”. Niszczenie danych elektronicznych jest większym wyzwaniem, niż utylizacja papieru. Dlatego też warto rozważyć ten problem już na etapie wprowadzania zmian. Przepisy krajowe nie dostarczają odpowiednich rozwiązań, stąd musimy sięgnąć po normy międzynarodowe DIN. W opracowaniu skutecznego systemu zarządzania dokumentami, który będzie uwzględniał wszelkie aspekty, pomogą specjaliści. Warto skorzystać z ich wiedzy i doświadczenia, aby stworzyć rozwiązania wspierające funkcjonowanie firmy.