Baza wiedzy

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy czy przedsiębiorcy. Wiąże się to z ogromem prac, jaki należy włożyć w prawidłową archiwizację danych, jak i zapewnieniem spełnienia odpowiednich procedur ich zabezpieczenia.

Na szczęście przepisy nie wymagają od nas przechowywania całej dokumentacji od chwili założenia firmy aż do momentu zakończenia działalności. Dane mają swój okres przydatności, dlatego warto wiedzieć kiedy i w jaki sposób zając się niszczeniem dokumentów księgowych czy pracowniczych.

Niszczenie dokumentacji a kwestie prawne

Kwestię niszczenia dokumentów kadrowych oraz finansowych regulują przepisy zawarte w Ustawie z dnia 29. sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm. Tam znajdziemy informacje o zakresie odpowiedzialności, jaki spoczywa na administratorach danych osobowych, czyli przedsiębiorstwach, instytucjach itd., jak i karach, które nakłada się w przypadku niedopilnowania obowiązków wobec tych danych.

Niezwykle istotne jest zatem odpowiednie zatroszczenie się o przechowywaną dokumentację, jak i jej skuteczne zniszczenie, bez obaw o to, czy zawarte tam informacje ujrzą jeszcze kiedyś światło dzienne.

Jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów kadrowych, finansowych

Zanim zabierzemy się za niszczenie faktur czy innych materiałów, warto przeanalizować które z nich faktycznie mogą zostać zniszczone. Okres ważności dokumentu zależy bowiem od jego rodzaju. W przypadku dużego przedsiębiorstwa, gdzie dokumentacji jest naprawdę sporo, konieczne jest  wdrożenie instrukcji archiwalnej dzięki, której osoby odpowiedzialne za jej gromadzenie, będą znały wytyczne odnośnie archiwizacji dokumentów oraz okresów jej przechowywania. Nie bez znaczenia jest to, że księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne należy przechowywać przez minimum 5 lat. Z kolei dokumentację kadrową, np. karty wynagrodzeń pracowników, aż 50 lat.

Po dokonaniu selekcji, gdy już wiemy jakie dokumenty można poddać zniszczeniu, musimy wziąć pod uwagę ich formę i ilość. Zapewne zniszczenie dokumentacji w formie papierowej nie będzie dla nikogo wyzwaniem, jeśli jej ilość nie jest zbyt duża , lecz co zrobić gdy zgromadzona dokumentacja to kilkaset segregatorów?. Dodatkowe utrudnienie pojawić się może, gdy dokumentacja zapisana jest na nośnikach elektronicznych – CD, DVD, kartach pamięci, dyskach twardych itp. W obu przypadkach potrzebny jest już specjalistyczny i wydajny sprzęt, którego najczęściej brakuje w typowej firmie.

Jeśli wiemy już jakiego rodzaju dokumenty będziemy niszczyć, warto zastanowić się nad tym, gdzie to zrobić. Pamiętajmy, informacje zawarte w tego rodzaju materiałach, są na tyle poufne, że nie możemy pozwolić sobie na ich przypadkowy wyciek. Jeśli nie mamy możliwości, aby niszczenie dokumentów księgowych czy kadrowych przeprowadzić w siedzibie firmy – skorzystajmy z pomocy firmy zewnętrznej, pamiętając jednak o konieczności przeprowadzenia audytu, który pozwoli nam upewnić się, że wybrany dostawca usługi spełnienia wszystkie normy określających zasady niszczenia nośników danych.. W takich przypadkach, warto skorzystać z usług certyfikowanych firm o ugruntowanej pozycji rynkowej, która np. niszczenie dokumentów podatkowych, księgowych czy kadrowych ma w swojej ofercie od wielu lat. Sprawdzonym a zarazem bezpiecznym sposobem utylizacji dokumentów jest użyciedo tego celu specjalnych pojemników do ich gromadzenia, a następnie transportowania do miejsca, w którym zostaną zniszczone. Każdorazowo końcowym etapem procesu niszczenia danych w firmie zewnętrznej jest moment otrzymania certyfikatu potwierdzającego zniszczenie dokumentacji, a dla klientów szczególnie wrażliwych w kwestiach bezpieczeństwa możliwość osobistego uczestnictwa w procesie utylizacji .

Liczą się fakty

Od 2001 roku działamy w Polsce
Obsłużyliśmy ponad 20 000 Klientów
3 oddziały niszczące i 4 archiwa
Spełniamy standardy ISO 27001, ISO 9001
Posiadamy niezbędne zezwolenia i licencje
99,6% zadowolonych Klientów z fachowości i terminowości usług
Gwarantujemy spadek kosztów o min. 30%
Mamy najwyższą polisę OC 10 000 000 zł

Dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2019 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica