Archiwizacja faktur elektronicznych w sklepie internetowym
Branża e-commerce rozwija się prężnie, a do grona prowadzących sklepy internetowe dołączają kolejni przedsiębiorcy. Chcąc uprościć procedury związane ze sprzedażą, wystawiają klientom faktury w wersji elektronicznej. Przepisy dopuszczają taką możliwość, ale pod pewnymi warunkami. Sprawdź, co warto wiedzieć o fakturach elektronicznych w e-commerce, zwłaszcza w kontekście archiwizacji.
Kiedy można wystawić klientowi fakturę elektroniczną?
Faktury elektroniczne to dla wielu przedsiębiorców oszczędność czasu i pieniędzy. Cenią sobie je zwłaszcza ci, którzy prowadzą sklepy internetowe i każdego dnia zawierają szereg transakcji. Przepisy dopuszczają możliwość wystawiania klientom faktur elektronicznych (także osobom nieprowadzącym działalności gospodarczej) pod pewnymi warunkami:
- podatnik musi mieć możliwość wydrukowania faktury na żądanie organów skarbowych,
- faktury należy przechowywać do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego,
- faktury należy przechowywać w podziale na okres rozliczeniowy, którego dotyczą,
- podatnik musi zachować integralność treści dokumentu i zapewnić jego czytelność.
Podobne zasady obowiązują w przypadku dokumentacji w formie papierowej, dlatego podatnicy, którzy wcześniej stosowali właśnie ją, nie powinni mieć problemów z przejściem na formę cyfrową.
Faktury elektroniczne najprościej wystawiać w specjalnych programach do fakturowania dedykowanych branży e-commerce. Istnieje też możliwość, a w najbliższym czasie obowiązek, korzystania z KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur.
Archiwizacja faktur elektronicznych w e-commerce
Ustawodawca nie określił odrębnych przepisów dla branży e-commerce, zatem w kontekście przechowywania dokumentów należy sięgnąć do przepisów ogólnych. Archiwizacja faktur elektronicznych trwa 5 lat, jednak czas ten liczymy od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Na przykład, jeśli termin płatności upłynął w kwietniu 2025 roku, faktury można będzie zniszczyć dopiero po 31 grudnia 2030 roku. W praktyce przechowywanie e-faktur nierzadko trwa prawie 6 lat.
Archiwizacja faktur w formie elektronicznej jest niezwykle istotna w kontekście ewentualnej kontroli skarbowej. W jej toku podatnicy zobowiązani są przedstawić wszelkie wymagane przez organ dokumenty, w tym właśnie faktury. Jak wspomniano, podatnik ma obowiązek wydrukować je na żądanie urzędnika.
Archiwizacja faktur w formie elektronicznej – jak robić to prawidłowo?
Faktury elektroniczne stanowią element dokumentacji finansowo-podatkowej przedsiębiorstwa. Przepisy dopuszczają wystawianie ich osobom fizycznym zamiast paragonu, jednak trzeba pamiętać o obowiązku archiwizacji. Na czym właściwie polega archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej? Przedsiębiorca musi przechowywać je w taki sposób, aby nie miały do nich dostępu osoby niepowołane. Faktury wystawione na rzecz osób fizycznych zawierają dane osobowe, takie jak imię, nazwisko i adres zamieszkania. Dlatego tym bardziej konieczne jest ich zabezpieczenie, a obowiązek ten wynika bezpośrednio z RODO.
Faktury elektroniczne archiwizowane są na dyskach twardych bądź innych nośnikach danych. Należy zapewnić im ochronę w postaci haseł, nadawania uprawnień czy szyfrowania. Administrator danych powinien też regularnie tworzyć kopie zapasowe. Bardzo ważne jest zapewnienie ochrony przed wyciekiem danych, na przykład poprzez aktualizowanie oprogramowania.
Jak usunąć faktury elektroniczne?
Faktury elektroniczne muszą zostać usunięte niezwłocznie po terminie przedawnienia zobowiązania podatkowego. Najczęściej po prostu usuwa się je z nośnika, jednak nie wszyscy wiedzą, że w ten sposób otwierają furtkę do ewentualnego odzyskania informacji. Przypomnijmy, że dokumenty wystawiane na rzecz osób fizycznych zawierają nie tylko dane finansowe, ale również osobowe. Dlatego w kontekście ich usuwania trzeba wziąć pod uwagę przepisy wynikające z RODO. Nakazują one nie tylko niszczenie danych bez zbędnej zwłoki, ale też zastosowanie metod, które uniemożliwią ich odtworzenie. W tym kontekście niszczymy nie tylko faktury, ale też nośniki danych, które trzeba w odpowiedni sposób uszkodzić. Jest to zadanie dla specjalistów, którzy dysponują wiedzą w tym zakresie i wysokiej jakości sprzętem.
Archiwizacja faktur elektronicznych w sklepie internetowym – o tym musisz pamiętać!
Do archiwizacji faktur elektronicznych musisz przygotować się jeszcze zanim otworzysz sklep internetowy. Przy dużym wolumenie sprzedaży warto przechowywać je na osobnym nośniku. Dzięki temu cała dokumentacja będzie w jednym miejscu i w razie potrzeby zyskasz do niej szybki dostęp. Archiwizację faktur możesz również powierzyć firmie zewnętrznej. Jeśli handlujesz na szeroką skalę lub Twój sklep dynamicznie się rozrasta, nie masz zbyt wiele czasu na sprawy administracyjne. Te jednak są niezbędne, a obowiązek ich dopełnienia wynika z przepisów. Warto więc nawiązać współpracę ze specjalistami, którzy pomogą Ci archiwizować, a następnie niszczyć dokumenty.
W Ekoatka archiwizujemy nośniki danych, takie jak na przykład dyski twarde. Nasi klienci powierzają nam dokumenty elektroniczne, które nie są im już potrzebne w toku prowadzonej działalności. Oferujemy przechowywanie danych cyfrowych, które nie będą wyciągane, a po upływie terminu wymagalności zostaną zutylizowane.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
