Archiwizacja i przechowywanie dokumentów w firmie - kompleksowy przewodnik

Archiwizacja dokumentów firmowych to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W gąszczu przepisów łatwo jednak o dezorientację, dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie kompleksowy przewodnik. Jak prowadzić archiwum firmowe zgodnie z przepisami? Sprawdź!

Co to jest archiwizacja dokumentów?

Zacznijmy od wytłumaczenia, na czym polega archiwizacja dokumentów. Większość akt firmowych ma określony termin magazynowania, zgodnie z odpowiednimi przepisami. Archiwizacja to nic innego jak przechowywanie dokumentów do terminu zapadalności lub wieczyście. A czym jest archiwizacja danych? To pojęcie jest już nieco szersze i uwzględnia nie tylko dokumenty w formie papierowej, ale również elektronicznej.

Archiwizacja w firmie jest ważna, ponieważ z jednej strony pozwala zachować porządek, z drugiej strony umożliwia stały dostęp do dokumentów. Niektóre trzeba przechowywać nawet 50 lat, zatem prawidłowa klasyfikacja ułatwia wywiązanie się z ustawowych obowiązków.

Jak archiwizować dokumenty w firmie? Szczegółowe wytyczne znajdziemy w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Nakazuje ona podział dokumentacji archiwalnej (A, B, BC, BE).

Dokumenty kategorii A

Do kategorii A należą dokumenty przechowywane wieczyście. Mają one wartość historyczną, administracyjną kulturową czy religijną. Archiwizacją tego rodzaju akt zajmuje się archiwum państwowe, jednak przez pierwsze 25 lat są one przechowywane w jednostce macierzystej. Następnie należy je w odpowiedni sposób opracować, sporządzając wstęp do inwentarza, inwentarz oraz pomoce naukowe. Dokumentacja archiwalna podlega bieżącej konserwacji, może też być udostępniana zainteresowanym.

Do kategorii A należą następujące dokumenty:

• Akta sądowe i inne prawnicze o wyjątkowej wartości,
• Historyczne,
• Związane z kulturą, sztuką,
• Religijne,
• Naukowe,
• Administracyjne o istotnym znaczeniu.

Dokumenty kategorii B

W kategorii B mieszczą się dokumenty przechowywane okresowo. Literze tej towarzyszy cyfra, która oznacza lata archiwizacji. Na przykład sygnaturą B5 oznaczamy dokumenty archiwizowane 5 lat. Natomiast akta oznaczone sygnaturą B10 można bezpiecznie zutylizować dopiero po upływie 10 lat. Jeśli mamy do czynienia z dokumentem o takim oznaczeniu, który został zarchiwizowany w 2020 roku, będzie go można zniszczyć dopiero po 31 grudnia roku 2030.

Dokumenty kategorii BC

Kategoria BC skupia akta przechowywane krótkookresowo, nie dłużej niż rok. Najczęściej znajdują się w niej:

• Korespondencja biurowa,
• Harmonogramy spotkań służbowych,
• Notatki służbowe.

Po upływie okresu archiwizacji dokumenty kategorii BC są utylizowana. Ze względu na ich niewielkie znaczenie strategiczne, nie wymagają dodatkowego przeglądu przed oddaniem do niszczenia.

Dokumenty kategorii BE

w kategorii BE mieszczą się te dokumenty, które po upływie okresu przedawnienia trzeba poddać ocenie archiwisty. Bada on, czy istnieje potrzeba dalszej archiwizacji, czy też akta mogą zostać oddane do zniszczenia. Kategoria BE umożliwia racjonalne gospodarowanie zasobami, które uwzględnia ich potencjalną wartość długoterminową.

Dokumentom kategorii BE, podobnie jak w przypadku kategorii B, przypisujemy cyfrę arabską. Oznacza ona czas, po upływie którego akta należy poddać ekspertyzie. Na przykład BE50 wskazuje, że dokumenty trzeba wnikliwie przeanalizować po upływie 50 lat.

Wiesz już, jakie są kategorie archiwalne. W firmach najczęściej spotykamy dokumenty kategorii B. Gdyby jednak wejść w posiadanie akt kategorii A, to w archiwum firmowym przechowujemy je 25 lat, a następnie oddajemy do jednostki terenowej archiwum państwowego.

W tym miejscu warto też odpowiedzieć na pytanie, czym jest archiwum dokumentów pracowniczych? Mówimy tutaj o systemie lub dziale archiwum, w których przechowuje się akta osobowe i inną dokumentację osób zatrudnionych. Jeszcze do niedawna obowiązkiem pracodawcy było gromadzić je przez 50 lat, obecnie jednak okres ten uległ skróceniu do 10 lat.

Dlaczego porządkowanie dokumentów do odpowiednich kategorii jest tak istotne? Przede wszystkim pomaga zachować porządek w archiwum. Dzięki klasyfikacji wiemy, które akta i kiedy można zniszczyć. Ponadto prawidłowo opisane teczki ułatwiają dostęp do dokumentów, gdy potrzebujemy z nich ponownie skorzystać. Kolejną zaletą kategoryzacji jest ochrona przed naruszeniem przepisów w zakresie przechowywania dokumentów. Nie zostaną one przedwcześnie zniszczone, co mogłoby narazić na karę finansową, a w skrajnych przypadkach nawet na karę pozbawienia wolności.

Aspekty organizacyjne i finansowe

Po jakim czasie dokumenty trafiają do archiwum? Każda firma musi wypracować własne zasady w tym zakresie. Najlepiej oddać je w momencie, gdy nie są już potrzebne w pracy bieżącej, chyba że konkretne rozwiązania wynikają wprost z przepisów. Na przykład akta księgowe najczęściej archiwizuje się po zamknięciu roku obrotowego. Trafiają one w bezpieczne miejsce, co zapewnia porządek w biurze.

Po zakończeniu okresu archiwizacji większość dokumentów można zniszczyć. Natomiast odpowiedź na pytanie, kiedy dokumenty trafiają do archiwum państwowego, brzmi: po 25 latach. Pamiętajmy, że zasada ta dotyczy wyłącznie dokumentów kategorii A.

Jeśli chodzi o aspekty finansowe, to każdego przedsiębiorcę interesuje koszt archiwizacji dokumentów. Przy jego szacowaniu trzeba wziąć pod uwagę wydatki związane z:

• utrzymaniem pomieszczenia służącego jako archiwum,
• zapewnieniem optymalnych warunków w archiwum,
• opłaceniem wynagrodzenia osób, które zajmują się archiwizacją.

Alternatywnym rozwiązaniem jest skorzystanie z archiwum zewnętrznego. Wycena usług zawsze następuje indywidualnie, w zależności od specyfiki działalności firmy. Takie rozwiązanie jest na ogół o wiele tańsze, a dodatkowo pozwala zaoszczędzić zasoby w postaci miejsca i niezbędnych nakładów pracy. Twoi pracownicy będą mogli zająć się realizacją innych obowiązków, a nie czynnościami administracyjnymi.

Ustawowe terminy przechowywania dokumentacji

Czas przechowywania dokumentów w firmie jest różny, w zależności od ich rodzaju. Jak długo należy przechowywać dokumenty księgowe? 5 lat, licząc od końca roku, którego dotyczą. A jak długo należy trzymać dokumenty podatkowe? Również 5 lat, jednak licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku. Pamiętajmy, że ten sam dokument może trafić do kategorii akt księgowych i podatkowych. W takiej sytuacji archiwizujemy je w najdłuższym wynikającym z przepisów okresie.

Podobnie brzmi odpowiedź na pytanie, jak długo należy przechowywać dokumenty ZUS (deklaracje). Zawsze mówimy tutaj o okresie 5-letnim. Przypomnijmy, że dokumenty ZUS stanowią element dokumentacji księgowej.

Inne terminy obowiązują w przypadku dokumentacji pracowniczej. Jak długo należy przechowywać listy obecności pracowników? Dla list obecności i akt osobowych obowiązuje termin 10-letni. A jak długo należy przechowywać listy obecności i wnioski urlopowe? 10 lat. Archiwizacja dokumentów związanych:

• ze zmianą stanowiska pracy,
• ze zmianą wysokości wynagrodzenia,
• z odbytymi szkoleniami,
• z odprowadzonymi podatkami,

trwa 5 lat.

Jak długo należy przechowywać faktury sprzedaży towarów i usług zgodnie z przepisami? Faktury należą do kategorii dokumentów księgowych, zatem archiwizujemy je 5 lat. Wyjątek stanowią te faktury, które są dowodem w postępowaniu podatkowym. Przechowujemy je dłużej, aż do zakończenia procedury. W tym miejscu warto dodać, że dokumentację sprzedażową lub zakupową przechowujemy także wtedy, gdy firma już nie istnieje. Jak długo należy przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności gospodarczej? W rzeczywistości dla każdego rodzaju akt obowiązuje inny termin. Na przykład faktury przechowujemy 5 lat, a akta osobowe pracowników – 10 lat. Czas ten jest taki sam dla firmy już zamkniętych, jak i nadal funkcjonujących. Odpowiedź na pytanie, jak długo przechowywać dokumenty po zamknięciu działalności gospodarczej, nie jest jednoznaczna. Pamiętajmy jednak, że okres archiwizacji liczymy od danego momentu lub końca roku, a nie od zamknięcia firmy.

Przechowywanie dokumentów dotyczy również tych, które zawierają dane chronione. Jak długo można przechowywać dane osobowe? Zgodnie z RODO powinniśmy je zniszczyć natychmiast po upływie terminu przedawnienia. Dokumenty, których nie trzeba archiwizować, przechowujemy wyłącznie, jeśli są niezbędne w bieżącej pracy. Mamy też obowiązek je zniszczyć, jeśli właściciel danych osobowych wycofa zgodę na ich przetwarzanie.

Inną grupą dokumentów wymagających archiwizacji są akta sądowe. Charakteryzuje je urzędowy charakter i jednocześnie długi okres archiwizacji. Wymagają odpowiedniego zabezpieczenia, tak aby można było do nich powrócić po latach. Jak długo przechowywać dokumenty sądowe? W zależności od charakteru sprawy, od 3 do nawet 50 lat. Najdłużej przechowuje się akta dotyczące niektórych spraw karnych oraz z zakresu prawa rodzinnego.

Praktyczne aspekty archiwizacji

Przechowywanie dokumentów firmowych powinno odbywać się tak, aby nie doszło do:

• zagubienia,
• kradzieży,
• wycieku danych,
• przedterminowego zniszczenia.

Jak poprawnie i bezpiecznie archiwizować dokumenty w firmie? Przede wszystkim należy to robić na bieżąco. Zalegające na półkach papiery w większym stopniu narażone są na przypadkowe zniszczenia, a dodatkowo łatwiej je zgubić. Akta przechowujemy w teczkach, które przed oddaniem do archiwum musimy prawidłowo opisać. Jak uporządkować dokumenty w teczce do archiwum? Najlepiej chronologicznie, wkładając poszczególne kartki do koszulek lub kopert. W ten sposób dodatkowo zabezpieczysz je przed kurzem i wilgocią. W jednej teczce powinien znaleźć się jeden rodzaj akt. W ten sposób archiwizacja w firmie staje się łatwiejsza i bardziej przejrzysta. Opis teczki do archiwum powinien zawierać:

• Nazwę przedsiębiorstwa i działu, z którego pochodzą dokumenty,
• Sygnaturę będącą indywidualnym oznaczeniem identyfikującym,
• Kategorię archiwalną.

Czasami w opisie umieszcza się także dodatkowe informacje, na przykład dane pracownika przygotowującego teczkę. W przypadku dużych plików niezbędna jest także numeracja stron.

W tym miejscu warto dodać, czym jest organizacja archiwum zakładowego. Zgodnie z przepisami nie powinno ono znajdować się na terenie zalewowym, w nieogrzewanej piwnicy lub na strychu. W archiwum ustawiamy regały i zamykane szafy, w których będziemy przechowywać dokumenty. Dodatkowo musimy zainstalować urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgoć powietrza. Osoby pracujące w archiwum muszą też dysponować sprzętem, który pozwoli im wykonywać obowiązki. Obowiązek wyposażenia archiwum zakładowego spoczywa na właścicielu firmy. W przypadku jakichkolwiek zaniechań to on będzie ponosił odpowiedzialność finansową i karną.

Jak przygotować akta osobowe do archiwum oraz inne dokumenty? Na początek sprawdzamy, jak długo należy je przechowywać. Następnie umieszczamy w teczkach, które opisujemy tak, aby łatwiej było odnaleźć akta w razie potrzeby. Warto zastosować przedstawiony wyżej schemat opisu. W kontekście archiwizacji trzeba też odpowiedzieć na pytanie, jak przeprowadzić inwentaryzację archiwum? W tym celu wyznaczamy pracowników, którzy będą odpowiedzialni za sporządzenie spisu z natury. Ich zadaniem jest sprawdzenie każdej teczki, która znajduje się w archiwum. Na koniec sporządza się protokół inwentaryzacji.

Archiwizacja dokumentów według kategorii archiwalnych

Archiwizacja dokumentów w firmie musi przebiegać według zasad określonych w przepisach. Należy je odpowiednio zabezpieczyć, tak aby nie doszło do wycieku danych czy degradacji papieru. Jak archiwizować dokumenty kategorii A? Ze względu na ich dużą wartość, musimy zabezpieczyć je przed działaniem czynników szkodliwych, takich jak wysoka temperatura, kurz czy wilgoć.

Większość dokumentów firmowych ma charakter niearchiwalny, zatem po upływie okresu przechowywania można je bezpiecznie zniszczyć. W jaki sposób archiwizować dokumenty kategorii B? W pierwszej kolejności ustalamy czas archiwizacji, aby w odpowiedni sposób opisać teczki. Instrukcja archiwizacji dokumentów w firmie jest następująca:

• umieszczamy je w koszulkach lub kopertach, a następnie w teczkach,
• teczki podpisujemy za pomocą prawidłowych oznaczeń,
• podpisane teczki oddajemy do archiwum.

Przy czym dokumenty zawierające dane osobowe i inne informacje chronione prawnie powinny być przechowywane w zamkniętych szafach. Pozostałe można ustawić na regałach. W kontekście akt przechowywanych długoterminowo pojawia się pytanie, jak archiwizować dokumenty kategorii B50? Największym wyzwaniem jest zabezpieczenie papieru w taki sposób, aby nie doszło do jego uszkodzenia. Dokumenty powinny pozostać w takim samym stanie zarówno po roku, jak i po 45 latach archiwizacji.

Archiwizacja dokumentów pracowniczych

Pracodawca ma obowiązek archiwizować dokumenty osób, które zatrudnia w firmie. Czym jest archiwum dokumentów pracowniczych? Możemy zdefiniować je jako proces przenoszenia dokumentacji pracowniczej do specjalnie przygotowanej przestrzeni. Przechowywanie świadectw pracy, akt osobowych, wniosków urlopowych i innych dokumentów trwa 10 lat, a w przypadku pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku – 50 lat.

Ustawodawca dopuszcza tworzenie i przechowywanie dokumentów pracowniczych nie tylko w wersji papierowej, ale też cyfrowej. Elektroniczna teczka osobowa i jej archiwizacja to duże ułatwienie, zwłaszcza w przypadku większych zakładów pracy. Teczka ta składa się z pięciu części:

• A – dokumenty dotyczące rekrutacji,
• B – dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia,
• C – dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy,
• D – dokumenty dotyczące kar porządkowych nałożonych na pracownika,
• E – dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości i badania na obecność środków działających podobnie jak alkohol.

W teczce elektronicznej znajdują się takie same dokumenty, jak w teczce papierowej. Zmienia się jednak sposób jej prowadzenia i archiwizowania. Akt nie trzeba drukować, wymagają natomiast przypieczętowania za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej.

Nowoczesne metody archiwizacji

Archiwum stacjonarne, w którym przechowywane są dokumenty papierowe, generuje wysokie koszty. Drukowanie dokumentacji, którą coraz częściej otrzymujemy w wersji elektronicznej, jest też nieekologiczne. Dlatego coraz większą popularność zdobywają nowoczesne metody archiwizacji dokumentów. Składa się ona z takich samych elementów, jak archiwizacja tradycyjna, jednak zamiast w formie papierowej dane przechowujemy w wersji cyfrowej. W kolejnych krokach należy dokonać:

• kwalifikacji,
• opracowania,
• porządkowania,
• oznaczania.

Ostatnim krokiem jest nadanie topografii. Zasady archiwizacji danych elektronicznych nie ulegają zmianie ze względu na ich formę. Obowiązują takie same okresy przechowywania, jak w przypadku dokumentacji papierowej. Przedsiębiorca musi dołożyć wszelkich starań, aby odpowiednio zabezpieczyć dane chronione prawnie.

Archiwizacja elektroniczna vs. papierowa – którą formę wybrać? Nowoczesne archiwa mają charakter cyfrowy. W tym też kierunku będzie podążać współczesna archiwizacja. Choć istnieją różne sposoby przechowywania dokumentów w firmie, to właśnie archiwum elektroniczne wydaje się być optymalnym rozwiązaniem. Jeśli posiadasz akta w formie papierowej, możesz powierzyć je specjalistom z Ekoakta, którzy przechowują je w archiwum zewnętrznym. Urzymywanie stacjonarnego archiwum zakładowego pochłania cenne zasoby w postaci miejsca, pieniędzy czy nawet pracy wykonywanej przez osoby, które zatrudniasz.

Warto też pamiętać, że firmach najczęściej gromadzone są dane chronione prawnie. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest zwrócić szczególną uwagę na tego rodzaju dokumenty. Archiwizacja musi być bezpieczna, taka by nie doszło do kradzieży, wycieku danych ani nieautoryzowanego dostępu. Na tym tle rodzi się pytanie, czy prowadzenie archiwum elektronicznego jest bezpieczne i zgodne z RODO? Przepisy nie zabraniają przechowywania dokumentów w wersji elektronicznej, a czasami wręcz tego wymagają. Dobrym przykładem jest dokumentacja medyczna pacjentów, którą lekarze mają obowiązek prowadzić w archiwizować w wersji cyfrowej. Inną kwestią jest natomiast zabezpieczenie dostępu do danych. Podobnie jak w przypadku archiwum stacjonarnego, należy zapewnić im bezpieczeństwo. W grę wchodzi użycie haseł, nadawanie dostępu, szyfrowanie czy uwierzytelnianie dwuskładnikowe.

Digitalizacja dokumentów do A do Z – korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum to przede wszystkim:

• łatwiejszy dostęp do danych, gdy zajdzie taka potrzeba,
• oszczędność miejsca,
• łatwiejsze niszczenie danych po upływie okresu przedawnienia,
• skrócenie czasu obiegu dokumentów,
• redukcja kosztów.

Procedura digitalizacji jest dosyć wymagająca, ale pomogą Ci przez nią przejść specjaliści z Ekoakta. Po okresie wdrożenia w krótkim czasie zaczniesz dostrzegać zalety nowoczesnych metod archiwizacji danych.

Przechowywanie dokumentów to skomplikowane i wielowątkowe zagadnienie, co doskonale widać na przykładzie powyższego artykułu. Jeśli masz jakieś pytania lub potrzebujesz pomocy, jesteśmy gotowi! W Ekoakta otrzymasz pełne wsparcia w archiwizacji i digitalizacji danych. Nasi eksperci pomogą Ci przejść przez te procesy bez zbędnego stresu.