Checklista efektywnego przechowywania dokumentów w urzędzie

Urzędy miast, starostwa powiatowe, urzędy wojewódzkie oraz inne instytucje, które gromadzą dokumenty zawierające dane osobowe, muszą zadbać o odpowiednie warunki ich przechowywania. Przez cały ten czas konieczne jest zapewnianie im należytej ochrony na gruncie systemu archiwizacji urzędowej. Jak to zrobić? Pomocą będzie spis kontrolny dokumentacji – checklista, która pozwala zweryfikować, czy realizowane jest efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie.

System archiwizacji urzędowej – jak powinien wyglądać?

Cała archiwizacja urzędowych dokumentów powinna być prowadzona w sposób systemowy. Kierownik urzędu zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa danych na wielu poziomach. Dokumentacja powinna być więc solidnie chroniona, a z drugiej strony – dostępna dla uprawnionych podmiotów. Przeszukiwanie nieuporządkowanego archiwum urzędu wiązałoby się ze stratą czasu.

Efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie wymaga:

• prawidłowego oznaczenia akt,
• przypisania dokumentów z danego okresu i opisania ich,
• wyznaczenia terminu brakowania,
• zapewnienia dokumentacji odpowiednich, bezpiecznych warunków przechowywania. 

System archiwizacji dokumentów nie musi być skomplikowany, ale powinien uwzględniać procedury przekazywania z rąk urzędników i innych pracowników danej instytucji ważnych akt do archiwum i ich segregowania do daty, w której będą mogły zostać zutylizowane. 

Zarządzanie dokumentacją biurową – checklista

Na checkliście, ujmującej kwestie zarządzania dokumentacją biurową, znajdują się:

• podział dokumentacji archiwalnej na 4 kategorie: A, B, BC i BE;
• segregacja i kwalifikacja poszczególnych akt do właściwych pojemników;
• opisywanie pojemników z dokumentami;
• zabezpieczenie dokumentów osobowych zgodnie z zasadami RODO.

Efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie wymaga wygospodarowania pomieszczeń na bezpieczne i uporządkowane archiwum. Jak przed chwilą wspomnieliśmy, dokumenty powinny być dzielone na cztery kategorie:

• A – dokumenty przechowywane wieczyście, które po upływie 25 lat od daty wygenerowania są przekazywane właściwej jednostce Archiwum Państwowego.
• B – dokumenty niearchiwalne, które powinny być przechowywane przez określony czas, np. kategoria B10 oznacza dokument wymagający archiwizacji przez 10 lat.
• BC – akta o krótkotrwałym znaczeniu, które przechowywane są najczęściej nie dłużej niż 12 miesięcy.
• BE – kategoria dokumentów wymagających ekspertyzy po upływie określonego czasu – jeśli w jej wyniku specjalista uzna, że nie odznaczają się wartością kulturową, historyczną i administracyjną, można je zutylizować. 

Przy opisywaniu pojemników z dokumentami należy wskazać:

• kod kategorii dokumentów z określeniem terminu przechowywania akt, np. B10;
• nazwę działu;
• rodzaj dokumentacji;
• datę wygenerowania.

Dzięki takim skrupulatnym działaniom można łatwiej zachować porządek w archiwum i uprościć urzędnikom znalezienie pożądanych „papierów”, jeśli zajdzie taka potrzeba. 

Dokumenty osobowe powinny być przetwarzane i archiwizowane przez okresy wskazane w rozporządzeniu RODO. To bardzo ważne w ramach zarządzania dokumentacją biurową, ponieważ za wyciek czy ujawnienie informacji grożą kary finansowe. 

Jak realizować efektywne zarządzanie dokumentami w urzędzie w formie cyfrowej?

W polskich urzędach jeszcze nie jest normą zmiana formy papierowych dokumentów na cyfrową. Niemniej nowe akta mogą być już kreowane w formie zdigitalizowanej i także wtedy  muszą być dobrze chronione i archiwizowane. Jeśli dany urząd dysponuje plikami cyfrowymi, powinny być przechowywane tak, aby spełnione były przyjmowane standardy bezpieczeństwa. 

Należy przy tym:

• Prawidłowo opisywać pliki – nazwa pliku i folderu ma pozwalać na jednoznaczną identyfikację cyfrowego dokumentu.
• Stosować zabezpieczenia plików cyfrowych – dla ochrony przed niepożądanym dostępem powinny one być szyfrowane, albo należy stosować hasła i ograniczone możliwości dostępu do nich.
• Przechowywać cyfrowe dokumenty na bezpiecznych serwerach w serwerowniach, które są zabezpieczone przed włamaniem, kradzieżą, zniszczeniem, pożarem czy powodzią. 

Urząd nie musi bazować jedynie na własnym archiwum, zwłaszcza jeśli brakuje miejsca i środków na jego prawidłowe zorganizowanie. System archiwizacji urzędowej może funkcjonować również poza jednostką organizacyjną. Może ona korzystać z usług archiwizowania danych zewnętrznie. Nasza firma zapewnia bezpieczeństwo danych, odpowiednie ich opisywanie, ułatwiony dostęp dla osób uprawnionych oraz sprawną logistykę. 

Korzystając z pomocy specjalistów z Ekoakta i posiłkując się checklistą, masz gwarancję, że dokumenty są odpowiednio chronione, a odnalezienie akt nie zajmuje dużo czasu.