Jak stworzyć skuteczny system zarządzania dokumentacją w firmie?
Prawidłowo zorganizowany system zarządzania dokumentacją firmową pozwala zachować porządek, oszczędzić czas i usprawnić pracę. Tworząc go, należy wziąć pod uwagę specyfikę przetwarzanych dokumentów oraz obowiązujące rozwiązania prawne. Sprawdź, jak zorganizować skutecznych system zarządzania dokumentami firmowymi.
System zarządzania dokumentacją – trzy podstawowe rodzaje
Istnieje wiele systemów zarządzania dokumentacją, jednak spośród wszystkich dostępnych wyróżniamy trzy główne:
- system papierowy – zakłada przechowywanie dokumentacji w formie fizycznej. Jest łatwy w implementacji, jednak ma też sporo ograniczeń. Ponadto wiąże się z koniecznością zabezpieczenia papieru w taki sposób, aby nie uległ on degradacji,
- system elektroniczny – zakłada przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, na przykład na dysku twardym lub w chmurze. Daje dużą elastyczność, ale wymaga wdrożenia zabezpieczeń,
- system hybrydowy – łączy w sobie elementy systemu papierowego i elektronicznego. Sprawdza się zwłaszcza w tych organizacjach, które przechodzą stopniową digitalizację.
Na pytanie, który z ww. systemów jest najefektywniejszy, nie ma jednoznacznej odpowiedzi. Przez dekady w firmach dominował system papierowy, jednak obecnie, w dobie pracy zdalnej i globalizacji, traci on na znaczeniu. Wiele firm jest teraz w fazie hybrydowej, stopniowo kierując się ku systemowi elektronicznemu.
Zarządzanie dokumentacją w firmie – od czego zacząć?
Zanim wybierzesz odpowiedni dla swojej organizacji system zarządzania dokumentacją, powinieneś przeanalizować kilka kluczowych kwestii. Na początek zweryfikuj, jakiego rodzaju dokumenty przetwarzasz w firmie. W większości przypadków zawierają one dane osobowe, handlowe czy finansowe. Z tego też powodu wymagają odpowiedniego zabezpieczenia. Oceń, jaką drogę muszą pokonać kolejne akta od momentu wpłynięcia do firmy do archiwizacji. Ponadto warto bliżej przyjrzeć się bieżącym kosztom przechowywania dokumentów. Jeśli są wysokie, z pewnością będziesz zainteresowany ich optymalizacją.
Zarządzanie dokumentacją krok po kroku
Zarządzanie dokumentacją w firmie to złożony proces, dlatego przeprowadzenie powyższych czynności jest konieczne. Z drugiej strony, ten swoisty audyt daje też odpowiedź na pytanie, jaki system zarządzania wybrać. Nowoczesne przedsiębiorstwa stawiają na archiwum elektroniczne, ograniczając tym samym koszty. Z tym, że przejście z archiwum papierowego na cyfrowe jest długotrwałym procesem, dlatego początkowo Twoja firma skorzysta z modelu hybrydowego. Najczęściej wdrażany jest on w taki sposób, że nowe dokumenty zyskują formę elektroniczną, natomiast papierowe pozostają w archiwum aż do terminu wymagalności. Jeśli jest ich sporo, warto rozważyć digitalizację akt z najdłuższym terminem przechowywania. Jak wdrożyć system elektroniczny krok po kroku?
Wybór odpowiedniego dostawcy usług
Pierwszym krokiem do stworzenia elektronicznego archiwum jest wybór zaufanego dostawcy usługi. Sprawdź, jakimi zabezpieczeniami dysponuje oraz w jaki sposób możesz uzyskać dostęp do dokumentów. Pamiętaj, że liczy się nie tylko cena, ale przede wszystkim bezpieczeństwo.
Opracowanie polityki zarządzania dokumentacją
W każdej firmie powinny funkcjonować jasno określone procedury obiegu, przetwarzania i archiwizacji dokumentów. Polityka zarządzania musi być dostosowana do specyfiki działalności organizacji i obowiązujących przepisów. W jej opracowaniu pomogą specjaliści, którzy na co dzień zajmują się archiwizacją danych.
Wdrożenie narzędzi do zarządzania dokumentami
Wdrożenie wybranych wcześniej narzędzi to zadanie dla specjalistów. To oni zajmują się systemem od strony technicznej. W gestii przedsiębiorcy i pracowników jest natomiast zapoznanie się z systemem, w tym pomogą szkolenia.
Audyt wdrożonych rozwiązań
Ostatnim krokiem, który powinien być powtarzany regularnie, jest audyt wprowadzonych rozwiązań. Ponadto warto co pewien czas przeglądać dokumenty, zwalniając miejsce na nowe. Szczegółowe rozwiązania w tym zakresie powinna uwzględniać polityka zarządzania dokumentacją.
Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów
Optymalizacja procesów z jednej strony ogranicza koszty i usprawnia pracę, z drugiej strony musi zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa. Przepisy w obecnym kształcie dopuszczają archiwizację elektroniczną, jednak wymagają, aby dokumenty były chronione. Ta sama zasada dotyczy utylizacji danych. Pamiętajmy, że zarządzanie dokumentami to nie tylko ich bieżące procedowanie, lecz zapewnienie stosownych rozwiązań na każdym etapie “życia”. Niszczenie danych elektronicznych jest większym wyzwaniem, niż utylizacja papieru. Dlatego też warto rozważyć ten problem już na etapie wprowadzania zmian. Przepisy krajowe nie dostarczają odpowiednich rozwiązań, stąd musimy sięgnąć po normy międzynarodowe DIN. W opracowaniu skutecznego systemu zarządzania dokumentami, który będzie uwzględniał wszelkie aspekty, pomogą specjaliści. Warto skorzystać z ich wiedzy i doświadczenia, aby stworzyć rozwiązania wspierające funkcjonowanie firmy.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
