Jak zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem wskutek pożaru lub powodzi?

Żywioły są trudne do okiełznania. Powódź niszczy wszystko, co napotka na swojej drodze, podobnie jak pożar, który jest w stanie strawić nawet wielowiekowe budynki. Przy tworzeniu firmowego archiwum powinniśmy mieć na uwadze ryzyka związane z możliwym zniszczeniem dokumentów w wyniku wystąpienia takich żywiołów. Sprawdź, jak je skutecznie zabezpieczyć.

Jak powinna wyglądać skuteczna ochrona dokumentów przed powodzią?

Wielka woda co pewien czas daje o sobie znać. Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej informuje, na których terenach w kraju istnieje największe ryzyko powodzi. Jeśli dane przedsiębiorstwo ma siedzibę z archiwum wybudowaną na terenach zalewowych, musi mieć na uwadze podwyższone ryzyko wystąpienia wielkiej wody. Oddziałuje to bezpośrednio na bezpieczeństwo dokumentów znajdujących się w tym archiwum. Jak zorganizować ochronę dokumentów przed powodzią?

Jeśli to możliwe, archiwa nie powinny znajdować się w piwnicach czy na parterze budynków usytuowanych w pobliżu rzeki, strumienia czy dowolnego zbiornika wodnego. Najlepiej w ogóle nie organizować ich na terenach zalewowych i zagrożonych powodzią, a jeśli już, to wydzielić takie pomieszczenia na wyższych kondygnacjach budynku. 

Przydatna może okazać się pompa z alarmem, która włącza się automatycznie, kiedy wykryje określony poziom wody w otoczeniu. Poza tym błyskawicznie poinformuje odpowiednie osoby o zaistniałej sytuacji. 

Jak zabezpieczyć dokumenty przed pożarem?

Pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty w ramach archiwum – firmowego czy urzędowego, powinny być chronione tak samo skutecznie przed pożarem. Strawione przez ogień, w wersji papierowej czy jako cyfrowe nośniki i serwery, są niemożliwe do odzyskania, o ile nie masz kopii zapasowych takich danych. Dlatego tak ważne jest wdrożenie w archiwum solidnych i niezawodnych zabezpieczeń przeciwpożarowych. Jak zabezpieczyć dokumenty przed pożarem?

Mogą być bezpiecznie przechowywane w specjalnych, zamykanych szafach i sejfach, wykonanych z materiałów ognioodpornych. Chronią je one nie tylko przed niepożądanym dostępem osób trzecich, ale i zniszczeniem w wyniku ewentualnego pożaru. 

Sejfy ognioodporne mają konstrukcję dodatkowo wzmocnioną warstwą izolacji termicznej. Ich drzwiczki wyposażone są w uszczelkę, która w kontakcie z ogniem zaczyna pęcznieć i skutecznie uszczelnia sejf, zabezpieczając znajdujące się w nim dokumenty. Jeśli stoisz przed wyborem szaf i sejfów z ochroną przeciwpożarową postaw na te, które mają certyfikaty wydane przez akredytowane w Unii Europejskiej jednostki badawcze, np. w VdS. Poszczególne klasy odporności takich zabezpieczeń podawane są w minutach, np. 30, 60 czy 120 minut. Czas wskazuje na to, jak długo sejf wytrzyma wysokie temperatury i będzie zapewniać odpowiednią ochronę dla znajdujących się w nim dokumentów, wystawiony bezpośrednio na kontakt z ogniem. 

Dodatkowo wnętrze archiwum powinno być wyposażone w systemy kontrolujące na bieżąco temperaturę i wilgotność powietrza, a także alarmy przeciwpożarowe. W porę dostrzeżony pożar jest znacznie łatwiejszy do opanowania, dlatego sygnalizacja dźwiękowa i optyczna w parze z powiadamianiem użytkownika o ryzyku zaprószenia ognia są kluczowe. Wentylacja archiwum powinna działać bez problemu i przechodzić okresowe przeglądy. 

Digitalizacja dokumentów – czy uchroni je przed pożarem i powodzią?

Podobnie jak i dokumenty papierowe, ich cyfrowe wersje również mogą zostać zniszczone w wyniku pożaru lub zalania wodą. Jeśli powódź wedrze się do miejsca, w którym znajdują się serwery z archiwum cyfrowym, albo zostanie zaprószony tam ogień, także zostaną utracone. Niemniej warto wykonać dla nich nawet kilka backupów, czyli kopii zapasowych, na wypadek takich ekstremalnych sytuacji. 

Skuteczne systemy przeciwpożarowe w archiwum

Przedsiębiorcy, decydujący się na skorzystanie z usługi archiwizowania dokumentów w zewnętrznej firmie, mogą na nią przerzucić odpowiedzialność za właściwe, solidne zabezpieczenie ich przed pożarem czy powodzią. W Ekoakta stosowane są różne systemy przeciwpożarowe w archiwum, które minimalizują ryzyko zniszczenia dokumentów w wyniku destrukcyjnego działania pożaru. Do tego zlokalizowane są one w nowoczesnych parkach logistycznych, na terenach niezagrożonych powodzią. W pomieszczeniach, w których znajdują się paczki z dokumentami, stosowane są zabezpieczenia przeciwpożarowe zgodne z normami dla archiwów. Na uwagę zasługuje system powiadamiania o pożarze, połączony jest bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.

" />

Żywioły są trudne do okiełznania. Powódź niszczy wszystko, co napotka na swojej drodze, podobnie jak pożar, który jest w stanie strawić nawet wielowiekowe budynki. Przy tworzeniu firmowego archiwum powinniśmy mieć na uwadze ryzyka związane z możliwym zniszczeniem dokumentów w wyniku wystąpienia takich żywiołów. Sprawdź, jak je skutecznie zabezpieczyć.

Jak powinna wyglądać skuteczna ochrona dokumentów przed powodzią?

Wielka woda co pewien czas daje o sobie znać. Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej informuje, na których terenach w kraju istnieje największe ryzyko powodzi. Jeśli dane przedsiębiorstwo ma siedzibę z archiwum wybudowaną na terenach zalewowych, musi mieć na uwadze podwyższone ryzyko wystąpienia wielkiej wody. Oddziałuje to bezpośrednio na bezpieczeństwo dokumentów znajdujących się w tym archiwum. Jak zorganizować ochronę dokumentów przed powodzią?

Jeśli to możliwe, archiwa nie powinny znajdować się w piwnicach czy na parterze budynków usytuowanych w pobliżu rzeki, strumienia czy dowolnego zbiornika wodnego. Najlepiej w ogóle nie organizować ich na terenach zalewowych i zagrożonych powodzią, a jeśli już, to wydzielić takie pomieszczenia na wyższych kondygnacjach budynku. 

Przydatna może okazać się pompa z alarmem, która włącza się automatycznie, kiedy wykryje określony poziom wody w otoczeniu. Poza tym błyskawicznie poinformuje odpowiednie osoby o zaistniałej sytuacji. 

Jak zabezpieczyć dokumenty przed pożarem?

Pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty w ramach archiwum – firmowego czy urzędowego, powinny być chronione tak samo skutecznie przed pożarem. Strawione przez ogień, w wersji papierowej czy jako cyfrowe nośniki i serwery, są niemożliwe do odzyskania, o ile nie masz kopii zapasowych takich danych. Dlatego tak ważne jest wdrożenie w archiwum solidnych i niezawodnych zabezpieczeń przeciwpożarowych. Jak zabezpieczyć dokumenty przed pożarem?

Mogą być bezpiecznie przechowywane w specjalnych, zamykanych szafach i sejfach, wykonanych z materiałów ognioodpornych. Chronią je one nie tylko przed niepożądanym dostępem osób trzecich, ale i zniszczeniem w wyniku ewentualnego pożaru. 

Sejfy ognioodporne mają konstrukcję dodatkowo wzmocnioną warstwą izolacji termicznej. Ich drzwiczki wyposażone są w uszczelkę, która w kontakcie z ogniem zaczyna pęcznieć i skutecznie uszczelnia sejf, zabezpieczając znajdujące się w nim dokumenty. Jeśli stoisz przed wyborem szaf i sejfów z ochroną przeciwpożarową postaw na te, które mają certyfikaty wydane przez akredytowane w Unii Europejskiej jednostki badawcze, np. w VdS. Poszczególne klasy odporności takich zabezpieczeń podawane są w minutach, np. 30, 60 czy 120 minut. Czas wskazuje na to, jak długo sejf wytrzyma wysokie temperatury i będzie zapewniać odpowiednią ochronę dla znajdujących się w nim dokumentów, wystawiony bezpośrednio na kontakt z ogniem. 

Dodatkowo wnętrze archiwum powinno być wyposażone w systemy kontrolujące na bieżąco temperaturę i wilgotność powietrza, a także alarmy przeciwpożarowe. W porę dostrzeżony pożar jest znacznie łatwiejszy do opanowania, dlatego sygnalizacja dźwiękowa i optyczna w parze z powiadamianiem użytkownika o ryzyku zaprószenia ognia są kluczowe. Wentylacja archiwum powinna działać bez problemu i przechodzić okresowe przeglądy. 

Digitalizacja dokumentów – czy uchroni je przed pożarem i powodzią?

Podobnie jak i dokumenty papierowe, ich cyfrowe wersje również mogą zostać zniszczone w wyniku pożaru lub zalania wodą. Jeśli powódź wedrze się do miejsca, w którym znajdują się serwery z archiwum cyfrowym, albo zostanie zaprószony tam ogień, także zostaną utracone. Niemniej warto wykonać dla nich nawet kilka backupów, czyli kopii zapasowych, na wypadek takich ekstremalnych sytuacji. 

Skuteczne systemy przeciwpożarowe w archiwum

Przedsiębiorcy, decydujący się na skorzystanie z usługi archiwizowania dokumentów w zewnętrznej firmie, mogą na nią przerzucić odpowiedzialność za właściwe, solidne zabezpieczenie ich przed pożarem czy powodzią. W Ekoakta stosowane są różne systemy przeciwpożarowe w archiwum, które minimalizują ryzyko zniszczenia dokumentów w wyniku destrukcyjnego działania pożaru. Do tego zlokalizowane są one w nowoczesnych parkach logistycznych, na terenach niezagrożonych powodzią. W pomieszczeniach, w których znajdują się paczki z dokumentami, stosowane są zabezpieczenia przeciwpożarowe zgodne z normami dla archiwów. Na uwagę zasługuje system powiadamiania o pożarze, połączony jest bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.