Jak zabezpieczyć dokumenty przed zniszczeniem wskutek pożaru lub powodzi?
Żywioły są trudne do okiełznania. Powódź niszczy wszystko, co napotka na swojej drodze, podobnie jak pożar, który jest w stanie strawić nawet wielowiekowe budynki. Przy tworzeniu firmowego archiwum powinniśmy mieć na uwadze ryzyka związane z możliwym zniszczeniem dokumentów w wyniku wystąpienia takich żywiołów. Sprawdź, jak je skutecznie zabezpieczyć.
Jak powinna wyglądać skuteczna ochrona dokumentów przed powodzią?
Wielka woda co pewien czas daje o sobie znać. Instytut Meteorologii i Gospodarki Wodnej informuje, na których terenach w kraju istnieje największe ryzyko powodzi. Jeśli dane przedsiębiorstwo ma siedzibę z archiwum wybudowaną na terenach zalewowych, musi mieć na uwadze podwyższone ryzyko wystąpienia wielkiej wody. Oddziałuje to bezpośrednio na bezpieczeństwo dokumentów znajdujących się w tym archiwum. Jak zorganizować ochronę dokumentów przed powodzią?
Jeśli to możliwe, archiwa nie powinny znajdować się w piwnicach czy na parterze budynków usytuowanych w pobliżu rzeki, strumienia czy dowolnego zbiornika wodnego. Najlepiej w ogóle nie organizować ich na terenach zalewowych i zagrożonych powodzią, a jeśli już, to wydzielić takie pomieszczenia na wyższych kondygnacjach budynku.
Przydatna może okazać się pompa z alarmem, która włącza się automatycznie, kiedy wykryje określony poziom wody w otoczeniu. Poza tym błyskawicznie poinformuje odpowiednie osoby o zaistniałej sytuacji.
Jak zabezpieczyć dokumenty przed pożarem?
Pomieszczenia, w których przechowywane są dokumenty w ramach archiwum – firmowego czy urzędowego, powinny być chronione tak samo skutecznie przed pożarem. Strawione przez ogień, w wersji papierowej czy jako cyfrowe nośniki i serwery, są niemożliwe do odzyskania, o ile nie masz kopii zapasowych takich danych. Dlatego tak ważne jest wdrożenie w archiwum solidnych i niezawodnych zabezpieczeń przeciwpożarowych. Jak zabezpieczyć dokumenty przed pożarem?
Mogą być bezpiecznie przechowywane w specjalnych, zamykanych szafach i sejfach, wykonanych z materiałów ognioodpornych. Chronią je one nie tylko przed niepożądanym dostępem osób trzecich, ale i zniszczeniem w wyniku ewentualnego pożaru.
Sejfy ognioodporne mają konstrukcję dodatkowo wzmocnioną warstwą izolacji termicznej. Ich drzwiczki wyposażone są w uszczelkę, która w kontakcie z ogniem zaczyna pęcznieć i skutecznie uszczelnia sejf, zabezpieczając znajdujące się w nim dokumenty. Jeśli stoisz przed wyborem szaf i sejfów z ochroną przeciwpożarową postaw na te, które mają certyfikaty wydane przez akredytowane w Unii Europejskiej jednostki badawcze, np. w VdS. Poszczególne klasy odporności takich zabezpieczeń podawane są w minutach, np. 30, 60 czy 120 minut. Czas wskazuje na to, jak długo sejf wytrzyma wysokie temperatury i będzie zapewniać odpowiednią ochronę dla znajdujących się w nim dokumentów, wystawiony bezpośrednio na kontakt z ogniem.
Dodatkowo wnętrze archiwum powinno być wyposażone w systemy kontrolujące na bieżąco temperaturę i wilgotność powietrza, a także alarmy przeciwpożarowe. W porę dostrzeżony pożar jest znacznie łatwiejszy do opanowania, dlatego sygnalizacja dźwiękowa i optyczna w parze z powiadamianiem użytkownika o ryzyku zaprószenia ognia są kluczowe. Wentylacja archiwum powinna działać bez problemu i przechodzić okresowe przeglądy.
Digitalizacja dokumentów – czy uchroni je przed pożarem i powodzią?
Podobnie jak i dokumenty papierowe, ich cyfrowe wersje również mogą zostać zniszczone w wyniku pożaru lub zalania wodą. Jeśli powódź wedrze się do miejsca, w którym znajdują się serwery z archiwum cyfrowym, albo zostanie zaprószony tam ogień, także zostaną utracone. Niemniej warto wykonać dla nich nawet kilka backupów, czyli kopii zapasowych, na wypadek takich ekstremalnych sytuacji.
Skuteczne systemy przeciwpożarowe w archiwum
Przedsiębiorcy, decydujący się na skorzystanie z usługi archiwizowania dokumentów w zewnętrznej firmie, mogą na nią przerzucić odpowiedzialność za właściwe, solidne zabezpieczenie ich przed pożarem czy powodzią. W Ekoakta stosowane są różne systemy przeciwpożarowe w archiwum, które minimalizują ryzyko zniszczenia dokumentów w wyniku destrukcyjnego działania pożaru. Do tego zlokalizowane są one w nowoczesnych parkach logistycznych, na terenach niezagrożonych powodzią. W pomieszczeniach, w których znajdują się paczki z dokumentami, stosowane są zabezpieczenia przeciwpożarowe zgodne z normami dla archiwów. Na uwagę zasługuje system powiadamiania o pożarze, połączony jest bezpośrednio z najbliższą jednostką straży pożarnej.
Liczą się fakty
Referencje klientów
Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług
Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.
Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.
Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.
Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.
Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów
Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.
Dowiedz się więcej
EkoAkta - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.
