Koszty archiwizacji dokumentów w firmie, czyli co wpływa na cenę i jak oszczędzać?

Archiwizacja dokumentów firmowych generuje koszty. Czy można ich uniknąć? Niestety nie, ponieważ przechowywanie akt to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Czy można je zoptymalizować? Oczywiście! Przyjrzyjmy się zatem, co wpływa na cenę archiwizacji i w jaki sposób można na niej zaoszczędzić.

Koszt składowania dokumentów – jak go oszacować?

Czy wiesz, jakie są koszty archiwizacji dokumentów w Twojej firmie? Jeśli nie, to czas bliżej przyjrzeć się temu zagadnieniu. Koszty te mogą sięgać dziesiątek tysięcy złotych rocznie, co negatywnie wpływa na finanse przedsiębiorstwa. Jeśli zatrudniasz pracownika, musisz wziąć pod uwagę wszelkie wydatki związane z jego utrzymaniem. Nie chodzi wyłącznie o wynagrodzenie brutto, ale też narzuty oraz wyposażenie stanowiska pracy. W przypadku, gdy czynności archiwizacyjne wykonują pracownicy biurowi, zastanów się, ile czasu na to poświęcają. Znana maksyma mówi, że czas to pieniądz, co doskonale widać w biznesie. Oceń, jak wiele innych zadań mogliby wykonać Ci, którzy poświęcają czas na klasyfikację dokumentów, opisywanie teczek czy późniejsze ich odnajdywanie, gdy okażą się potrzebne.

Ile kosztuje archiwizacja dokumentów?

Trudno jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie, ile kosztuje archiwizacja dokumentów. Pod uwagę bierzemy nie tylko koszty wyrażone w pieniądzu, ale też alternatywne (na przykład w zakresie tego, jakie obowiązki mógłby wykonać pracowników, gdyby nie musiał archiwizować dokumentacji swojego działu). Innym problemem jest stosunek kosztów do przychodów firmy. Zastanówmy się więc, jaki procent naszych zysków pochłaniają koszty związane z archiwizacją. W wielu firmach, zwłaszcza tych mniejszych, wyniki są mało optymistyczne. Ale w większych przedsiębiorstwach, działających na rynku od wielu lat, archiwa bywają przeładowane, co również nie pozostaje obojętne pod kątem kosztów. 

Na czym polega optymalizacja kosztów archiwizacji?

Optymalizacja kosztów wiąże się z poszukiwaniem alternatywnych metod, które z jednej strony będą mniej kosztowne, z drugiej strony pozwolą zachować jakość procesu. Pamiętajmy, że w kontekście archiwizacji najważniejsze jest bezpieczeństwo, którego poziom nie może obniżać się proporcjonalnie do ceny. 

Optymalizacja kosztów archiwizacji to szukanie rozwiązań, dzięki którym będzie taniej, wydajniej i bezpieczniej. Obecnie najlepszym wyjściem jest korzystanie z usług outsourcingowych świadczonych przez profesjonalne firmy. W ten sposób można obniżyć koszt składowania dokumentów, które nie będą już trzymane we własnych pomieszczeniach, a w archiwum zewnętrznym. Przy dużej ilości akt brak konieczności udostępniania pokoi biurowych lub wynajmu przestrzeni magazynowej to spore oszczędności.

Ile kosztują usługi archiwizacyjne?

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów w firmie, a konkretnie w siedzibie, są kosztowne. A jaka jest cena usług outsourcingowych w tym zakresie? Ostateczna kwota jest zmienna i zależy od wielu czynników, takich jak:

• rodzaj i ilość przechowywanych dokumentów,
• dodatkowe usługi, z jakich klient chce skorzystać,
• specyficzne wymagania klienta.

Nie sposób podać jednolitego cennika, ponieważ usługi szyte są na miarę potrzeb, a także uwarunkowań prawnych. Inaczej postępujemy w przypadku dokumentów standardowych, które składowane są w jednej lokalizacji, inaczej w przypadku informacji ściśle chronionych, które klient przechowywał dotychczas w wielu oddziałach. Jeśli chcesz wiedzieć, ile będzie kosztować usługa, skontaktuj się z nami. W kolejnych krokach:

• zapoznamy się z aktualną sytuacją firmy i rodzajem przetwarzanych dokumentów,
• zapytamy Cię o Twoje wymagania dotyczące współpracy,
• zapoznamy się z Twoimi specyficznymi oczekiwaniami,
• zaproponujemy formę współpracy i usługi, które będą dostosowane do Twoich potrzeb.

Dopiero po opracowaniu wstępnego planu współpracy zajmiemy się przygotowaniem cennika. Dzięki temu płacisz za zrealizowane usługi, które w pełni odpowiadają potrzebom firmy.

Co jest tańsze – archiwizacja dokumentów w firmie czy usługi zewnętrzne?

Popularność usług outsourcingowych, i to nie tylko w dziedzinie archiwizacji, pokazuje, że to właśnie one są najbardziej opłacalne. Wykaże to nawet zwykły rachunek ekonomiczny, ale w tym kontekście warto zwrócić uwagę na jeszcze jeden aspekt. Usługi świadczone przez Ekoakta pozwalają Ci się skupić na pracy i realizacji celów biznesowych. Nie tracisz czasu na archiwizację, szkolenie w tym zakresie pracowników czy kontrolowanie ich pracy. Choć wygoda nie zawsze daje się przeliczyć na konkretne wartości finansowe, coraz częściej uwzględnia się ją w ocenie opłacalności.

Jeśli zastanawiasz się, czy archiwum zewnętrzne to rozwiązanie dla Twojej firmy, skontaktuj się z nami. W Ekoakta zapewniamy indywidualne podejście do klienta i elastyczne modele współpracy dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa. Co ważne, od razu otrzymasz kosztorys, dzięki czemu nie zaskoczą Cię nieprzewidziane wydatki. Wiesz, na jaką kwotę będzie opiewać faktura, co daje większe poczucie stabilizacji finansowej.