Jak przeprowadzić inwentaryzację archiwum?

Inwentaryzacja, inaczej spis z natury, ma na celu porównanie stanu faktycznego z tym, co widnieje w dokumentach. Może dotyczyć różnych składników majątku, towarów czy środków pieniężnych, ale termin ten odnosi się również do zasobów archiwalnych. Co warto wiedzieć na temat inwentaryzacji archiwum?

Czym jest inwentaryzacja dokumentów?

Inwentaryzacja dokumentów ma na celu porównanie stanu faktycznego z tym, co widnieje w protokołach. Innymi słowy, przeprowadzając ją, sprawdzamy, czy wszystkie akta znajdują się we właściwym miejscu. Jest to jednocześnie moment, w którym można rozpoznać dokumenty przedawnione, nadające się do zniszczenia. Inną nazwą inwentaryzacji jest skontrum, które definiujemy co prawda jako sprawdzenie stanu zasobów materiałowych bibliotek, jednak w literaturze pojęcie to odnosi się również do archiwów.

Inwentaryzacja – co ile należy ją przeprowadzać?

Jedynym sposobem na to, aby upewnić się, że żaden archiwalny dokument nie zaginął, jest inwentaryzacja. Co ile powinniśmy ją przeprowadzać? W kontekście archiwów przepisy nie podają konkretnych dat. Znajdziemy je w Ustawie o rachunkowości, jednak odnoszą się do składników majątku przedsiębiorstwa, a dokumentów archiwalnych za takowe nie uznajemy. Inne akty prawne, w tym dotyczące bibliotek, nie przewidują konkretnych terminów inwentaryzacji. Eksperci zalecają jednak, aby przeprowadzać ją:

• po zmianie kierownika jednostki – nowy kierownik powinien mieć świadomość stanu archiwum, za które przejmuje odpowiedzialność,
• po zalaniu archiwum lub wystąpieniu innego zdarzenia losowego – w tej sytuacji istnieje uzasadnione podejrzenie zniszczenia części dokumentów,
• jako okresowe działanie sprawdzające – zwłaszcza w przypadku archiwów liczących tysiące jednostek ewidencyjnych.

Jak przeprowadzić inwentaryzację archiwum?

Przepisy nie wskazują na konkretne procedury inwentaryzacyjne, jednak należy mieć tutaj na uwadze przede wszystkim ochronę danych i dokumentów. Wyznaczamy więc osoby, które będą odpowiedzialne za prace inwentaryzacyjne, a po ich zakończeniu złożą podpisy pod protokołami. Nie mogą być to przypadkowi pracownicy – do przeprowadzenia inwentaryzacji potrzebna jest wiedza w zakresie archiwistyki. Firmy mogą też skorzystać z pomocy specjalistów świadczących tego typu usługi, jakimi są archiwizacja i porządkowanie dokumentów. Podczas inwentaryzacji pod uwagę bierzemy wszystkie dokumenty, które znajdują się w archiwum, a także te, które zostały wydane na przykład organom administracji publicznej. Za braki należy uznać te pozycje, których nie odnajdziemy w archiwum oraz nie dysponujemy dowodami ich wydania. Należy również ustalić przyczynę zaginięcia dokumentów. Na zakończenie inwentaryzacji spisuje się protokół.

Dlaczego warto inwentaryzować archiwa?

Inwentaryzacja w archiwum przynosi wiele korzyści, dlatego warto przeprowadzać ją okresowo. Jej podstawowym celem jest wykrycie ewentualnych braków i znalezienie przyczyny zaginięcia dokumentów. Inwentaryzacja pozwala też wykryć nieprawidłowości w opisywaniu akt, a nawet wyznaczaniu terminów zapadalności dokumentów. W jej wyniku można również odnaleźć dokumenty, które powinny zostać zniszczone, a następnie oddać je do utylizacji. Niestety, w firmach rzadko inwentaryzuje się dokumenty archiwalne, a wszystko z powodu braku jednoznacznych regulacji w tym zakresie. Tymczasem regularne przeglądanie zasobów pozwala efektywniej zarządzać archiwum.

Inwentaryzacja archiwum – najczęściej popełniane błędy

Inwentaryzacja archiwum musi odbywać się zgodnie z pewnymi założeniami, aby przyniosła oczekiwane rezultaty. Błędy, jakie najczęściej popełniamy w tym zakresie to:

• wyznaczanie nieodpowiednich osób do prowadzenia prac – często nie wiedzą one, na czym polega inwentaryzacja ani w jaki sposób należy ją prowadzić,
• zbyt rzadkie przeglądanie zbiorów – w niektórych firmach archiwa w ogóle nie są inwentaryzowane, co powoduje nieporządek,
• długi okres prowadzenia prac – prace archiwizacyjne powinny zostać zakończone tak szybko, jak to możliwe,
• brak sporządzania odpowiedniego protokołu – wzory można zaczerpnąć ze strony Archiwum Państwowego; w przypadku niesporządzenia protokołu nie mamy dowodów na przeprowadzenie inwentaryzacji,
• niedochodzenie przyczyn braków w dokumentacji – należy określić, kto odpowiada za niedobory.

Inwentaryzacja – krok do porządku w archiwum

Spis dokumentów archiwalnych przez wielu przedsiębiorców i kierowników jednostek traktowany jest jako przykry obowiązek, jednak warto mieć świadomość, że procedura ta pozwala uporządkować archiwum. W przypadku braku przeszkolonych pracowników, istnieje możliwość skorzystania z pomocy firmy zewnętrznej, która specjalizuje się m.in. w inwentaryzacji dokumentów archiwalnych. Współpraca z ekspertami pozwala odkryć nowe możliwości i poznać uproszczenia w zakresie prowadzenia archiwum, co przekłada się na redukcję kosztów i obowiązków z tym związanych. Dlatego też nie warto omijać inwentaryzacji – zdecydowanie lepiej przeprowadzać ją okresowo, tym samym dbając o porządek w archiwum.