Praca z dokumentacją firmową nie polega wyłącznie na jej bieżącym procedowaniu, lecz również prawidłowym przechowywaniu. Umożliwia ono optymalizację procesów i kosztów, co przekłada się na większą efektywność. Na czym polega odpowiednie przechowywanie dokumentów? Jak wprowadzić w życie podstawowe zasady z tego zakresu?

Na czym polega organizacja dokumentów firmowych?

Praca z dokumentem zaczyna się już w momencie przyjęcia go przez pracownika. Obecnie większość danych przekazywana jest elektronicznie, ale w obiegu wciąż pozostają akta papierowe. Organizacja dokumentów sprowadza się do ich procedowania w taki sposób, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji i dostępność akt. O ile bieżąca obróbka nie sprawia większych problemów, zwłaszcza jeśli korzystamy z programów wspierających obieg, o tyle przechowywanie dokumentów to już znacznie bardziej skomplikowane zagadnienie. Zacznijmy od tego, że jest to prawny obowiązek każdego przedsiębiorcy, choć oczywiście nie każdy papier podlega archiwizacji. Organizacja dokumentów biurowych musi więc uwzględniać wszelkie aspekty pracy z nimi, w tym sprawny obieg, przechowywanie i utylizację. Pominięcie jakiegokolwiek z tych czynników to nie tylko duże uproszczenie, ale przede wszystkim bałagan w dokumentach, o jaki przy większej ich ilości nietrudno.

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty?

Chcąc dowiedzieć się, jak przechowywać dokumenty, wielu przedsiębiorców sięga do zapisów RODO bądź innych ustaw. Niestety, ani ona, ani żaden akt prawny nie daje jednoznacznej odpowiedzi na to pytanie. Ustawodawca określa efekty, a nie sposoby na to, jak je osiągnąć. Przechowywanie dokumentów sprowadza się więc do ich:

  • zabezpieczenia — dotyczy to akt zawierających informacje chronione prawnie,
  • opisania — charakterystyka jest pomocna, gdy szukamy dokumentu po latach,
  • zniszczenia po upływie określonego czasu – na przykład dokumenty księgowe przechowujemy na ogół 5 lat, natomiast pracownicze – 10 lat.

W kontekście zabezpieczenia najlepszym rozwiązaniem są zamykane na klucz szafy. Dokumentów poufnych nie zostawiamy w przypadkowych miejscach, na przykład na półkach czy biurkach. Opisując akta, warto stosować przyjętą systematykę. Kodem A oznacza się przechowywane wieczyście, kodem B – czasowo. Symbol Bc oznacza dokumenty, które można zniszczyć po wykorzystaniu, a B + cyfra – akta, które niszczy się po upływie X lat. Dokumenty można też oznaczyć jako BE + cyfra. Są to takie, które po upływie określonej liczby lat należy przejrzeć ze względu na ich możliwą wartość merytoryczną.

Przechowywanie dokumentów księgowych, pracowniczych i pozostałych

Czy wszystkie dokumenty w firmie przechowuje się w ten sam sposób? Niestety, zagadnienie to jest znacznie bardziej skomplikowane. Te, które zawierają dane chronione, należy zabezpieczyć tak, aby nie doprowadzić do wycieku. Nie ma tutaj znaczenia, czy chodzi o przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych bądź innych. Ważne natomiast, aby te same oznaczenia i procedury stosować w każdym dziale. Archiwizacja przez dział księgowości nie może odbiegać od archiwizacji działu kadr, gdyż powoduje to nieład.

Digitalizacja dokumentów – klucz do sprawnej archiwizacji!

Dokumenty w wersji cyfrowej nie są już niczym zaskakującym. Większość firm przekazuje sobie faktury, umowy bądź aneksy pocztą elektroniczną, a nie jak jeszcze do niedawna, poprzez wysyłkę dokumentów kurierem lub osobiste doręczenie. Jest to ogromne ułatwienie codziennej pracy, ale też usprawnienie obiegu dokumentów. Digitalizacja, czyli przejście z wersji papierowej na elektroniczną, pozwala uporządkować archiwum. Takie dokumenty zdecydowanie łatwiej odnaleźć, gdy zachodzi taka potrzeba, oraz zutylizować, gdy przestaną już być wymagane prawnie. Digitalizacja to skomplikowany proces, polegający na przejrzeniu archiwum, segregowaniu dokumentów, a następnie ich zeskanowaniu i wprowadzeniu do systemu. Jest to czasochłonne, jednak efekty będą widoczne również w kolejnych latach, a nie tylko tu i teraz. Mając na uwadze fakt, iż forma papierowa jest stopniowo zastępowana formą cyfrową, digitalizacja dokumentów może okazać się nie przywilejem, a koniecznością.

Jak powinna wyglądać archiwizacja dokumentów w firmie?

Tworzenie, porządkowanie i przeglądanie archiwum to zadanie dla osób posiadających odpowiednią wiedzę. Nie można go oddelegować przypadkowemu pracownikowi, tylko dlatego, że dysponuje on wolnymi mocami przerobowymi. Chcąc zachować porządek w dokumentach, trzeba je powierzyć profesjonaliście. Jeśli w Twojej firmie nie ma pracowników, którzy z są dobrze zaznajomieni z tematem archiwizacji, skorzystaj z usług firmy zewnętrznej. Wiedza i doświadczenie ekspertów pozwolą w krótkim czasie uporządkować archiwum oraz usprawnią bieżącą pracę z dokumentami. Pamiętaj, że w kontekście przechowywania akt należy zadbać nie tylko o ich dostępność, lecz przede wszystkim o bezpieczeństwo. Współpraca ze specjalistyczną firmą to gwarancja zadowolenia i możliwość skupienia się na realizacji celów biznesowych, a nie na dokumentach, które są efektem ubocznym podejmowanych działań.