E-teczka pracownicza Trójmiasto
Dział HR traci średnio kilkanaście procent swojego czasu na szukanie, kompletowanie i obsługę papierowej dokumentacji pracowniczej. To czas, który mógłby być przeznaczony na ludzi, a nie dokumenty. Sprawdź, jak e-teczka pracownicza zmienia sposób pracy działu kadr i skontaktuj się z nami, aby wdrożyć ją w swojej firmie.
Teczka personalna pracowników Trójmiasto – dlaczego warto ją wprowadzić?
Od stycznia 2019 roku polskie prawo umożliwia pracodawcom prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej. To nie tylko wygoda, ale przede wszystkim konkretna zmiana w sposobie zarządzania jednym z najbardziej wrażliwych zasobów informacyjnych firmy.
Teczka personalna HR Trójmiasto w formie cyfrowej to rozwiązanie, które coraz więcej przedsiębiorców z regionu wybiera świadomie, dostrzegając jego wpływ na codzienne funkcjonowanie działu kadr.
Papierowe akta pracownicze mają swoją cenę. Zajmują przestrzeń, wymagają fizycznego zabezpieczenia i spowalniają pracę zespołu HR, który zamiast skupiać się na ludziach, traci czas na szukanie dokumentów w segregatorach. Wdrożona w firmie e-teczka HR eliminuje te problemy i otwiera przed działem personalnym zupełnie inne możliwości pracy.
Korzyści z wdrożenia elektronicznych akt pracowniczych są odczuwalne na wielu poziomach:
- Natychmiastowy dostęp do akt dowolnego pracownika, z każdego miejsca i urządzenia, bez konieczności fizycznego sięgania do archiwum.
- Pełna audytowalność pracy z dokumentacją, czyli kontrola nad tym, kto i kiedy miał dostęp do konkretnych akt oraz jakie czynności zostały na nich wykonane.
- Możliwość podpisania cyfrowych kopii dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dzięki czemu dokumentacja nabiera pełnej mocy prawnej.
- Skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych do 10 lat dla pracowników zatrudnionych po 2019 roku, co bezpośrednio obniża koszty archiwizacji.
- Zgodność z RODO i przepisami prawa pracy, bez konieczności samodzielnego śledzenia zmian w regulacjach.
E-teczka personalna Trójmiasto to też zmiana jakościowa dla samego działu HR. Czas odzyskany dzięki cyfryzacji dokumentacji można przeznaczyć na działania, które naprawdę budują wartość organizacji, takie jak rozwój kompetencji pracowników czy strategiczne projekty personalne.
Elektroniczne akta pracownicze Trójmiasto – jak pomożemy Ci je wprowadzić?
Wdrożenie e-teczki HR nie zaczyna się od zakupu systemu informatycznego. Zaczyna się od dokumentów, które firma już posiada w formie papierowej. To właśnie ich przekształcenie w cyfrowe akta jest etapem, który wymaga największej staranności i który najczęściej sprawia przedsiębiorcom najwięcej trudności. Ekoakta przejmuje ten ciężar w całości.
Nasz proces tworzenia elektronicznych akt pracowniczych Trójmiasto jest kompleksowy i precyzyjnie zaplanowany. Odbieramy papierową dokumentację pracowniczą bezpośrednio z siedziby firmy klienta. Następnie każdy dokument jest skanowany z zachowaniem najwyższych standardów jakości i opisywany wymaganymi metadanymi, które umożliwiają błyskawiczne wyszukiwanie w systemie.
Co kluczowe, kopie cyfrowe są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, dzięki czemu e-akta pracownicze Trójmiasto prowadzone przez firmę klienta mają pełną moc prawną równoważną z dokumentacją papierową. Inne dokumenty HR możesz natomiast oddać do digitalizacji. Jeśli interesuje Cię np. digitalizacja dokumentów w Sopocie, zgłoś się do nas.
Gotowe akta są udostępniane w profesjonalnym systemie informatycznym, który umożliwia działowi HR wygodne zarządzanie dokumentacją na co dzień. Struktura akt odpowiada wymogom rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, więc klient nie musi martwić się o zgodność z przepisami.
Dbamy o każdy szczegół procesu, od transportu dokumentów po ich udostępnienie w systemie. Firma zlecająca otrzymuje gotowe, w pełni funkcjonalne e-akta pracownicze Trójmiasto, bez konieczności angażowania własnych zasobów.
Digitalizacja dokumentów Gdańsk, Gdynia czy Sopot w zakresie akt pracowniczych to usługa, którą realizujemy dla firm różnej wielkości. Zarówno przedsiębiorstwo zatrudniające kilkudziesięciu pracowników, jak i duża organizacja z tysiącami akt mogą liczyć na identyczny poziom staranności i profesjonalizmu ze strony Ekoakta.
Jak jeszcze pomagamy biznesom z Trójmiasta?
Elektroniczna teczka osobowa to jedno z wielu rozwiązań, które oferujemy firmom z regionu. Ekoakta to partner, który obsługuje pełny cykl życia dokumentacji pracowniczej, od jej digitalizacji aż po ostateczną likwidację po upływie wymaganego okresu przechowywania.
Firmy, które zdecydowały się na wybór, jakim jest digitalizacja dokumentów w Trójmieście z naszą firmą, często korzystają też z usługi przechowywania papierowych oryginałów. Po zeskanowaniu i przekształceniu akt w formę elektroniczną część dokumentów nadal wymaga fizycznego przechowania przez określony czas.
Przejmujemy je do naszego zewnętrznego archiwum, gdzie są bezpiecznie przechowywane w kontrolowanych warunkach, dostępne na żądanie i chronione zgodnie z wymogami RODO.
Gdy nadchodzi czas likwidacji akt, przeprowadzamy ich certyfikowane niszczenie z pełną dokumentacją potwierdzającą prawidłowość procesu. Digitalizacja dokumentów Gdynia czy innych miast Trójmiasta to w naszym wykonaniu nie jednorazowa usługa, lecz początek długofalowej współpracy, która obejmuje każdy etap zarządzania dokumentacją pracowniczą.
Zaufaj firmie, która rozumie specyfikę działów HR i wie, jak ważna jest pewność prawna każdego etapu obsługi dokumentacji pracowniczej. Skontaktuj się z nami i dowiedz się, jak możemy wesprzeć Twoją firmę w Trójmieście.
