Jaka dokumentacja jest potrzebna przy etacie?

Przy zatrudnieniu pracownika na podstawie umowy o pracę pracodawca ma obowiązek zgromadzić i prowadzić kompletną dokumentację pracowniczą. Obejmuje ona dokumenty związane zarówno z procesem rekrutacji, jak i całym okresem zatrudnienia oraz jego zakończeniem. To właśnie ta dokumentacja stanowi podstawę do ustalania uprawnień pracowniczych, rozliczeń z ZUS i organami podatkowymi, a także do ewentualnych kontroli.

W praktyce dokumentacja pracownicza prowadzona przy etacie składa się m.in. z:

• akt osobowych pracownika, 
• dokumentów dotyczących nawiązania stosunku pracy, 
• przebiegu zatrudnienia, 
• wynagrodzenia (art. 86 § 3 Kodeksu pracy), 
• urlopów, 
• badań lekarskich
• szkoleń BHP. 

Pracodawca jest zobowiązany przechowywać także dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem umowy o pracę. Szczegółową rozpiskę znajdziesz na https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101

Co ważne, przechowywanie dokumentów musi odbywać się w sposób uporządkowany, kompletny i bezpieczny, z zachowaniem poufności danych osobowych. To właśnie dlatego właściwa organizacja i archiwizacja dokumentacji pracowniczej ma tak duże znaczenie i tak wiele firm korzysta ze wsparcia EkoAkta.

Jakie dokumenty pracownicze przechowywać po fuzji?

Po fuzji lub przejęciu przedsiębiorstwa nowy podmiot przejmuje obowiązki pracodawcy, w tym odpowiedzialność za całość dokumentacji pracowniczej. Oznacza to konieczność zachowania wszystkich akt osobowych pracowników przejętych wraz z firmą. Zarówno tych aktualnie zatrudnionych, jak i byłych, wobec których nadal biegną ustawowe okresy przechowywania. Dokumenty te nie tracą ważności wraz ze zmianą struktury właścicielskiej.

Należy przechowywać komplet akt osobowych, dokumentację płacową, ewidencję czasu pracy, informacje o urlopach, zwolnieniach lekarskich, badaniach medycyny pracy oraz szkoleniach BHP. Równie istotne są dokumenty związane z rozwiązaniem umów o pracę sprzed fuzji, jeśli nie upłynął jeszcze wymagany okres archiwizacji.

Fuzja często oznacza także połączenie kilku archiwów w jedno. To moment, w którym łatwo o braki, duplikaty lub błędy w dokumentacji. Dlatego tak ważne jest uporządkowanie akt i zapewnienie im jednolitych zasad przechowywania. 

Właściwa organizacja dokumentów pracowniczych po fuzji pozwala uniknąć problemów podczas kontroli oraz zapewnia ciągłość i bezpieczeństwo danych kadrowych. Pamiętaj, że nie musisz przechowywać tych dokumentów samodzielnie. Przechowywanie dokumentacji pracowniczej dla firm to coś, czym w EkoAkta zajmujemy się od lat. 

W tym miejscu warto zaznaczyć, że ułatwieniem w przechowywaniu dokumentacji jest digitalizacja teczek pracowniczych. W EkoAkta oferujemy kompleksową digitalizację akt osobowych, dzięki której dokumenty mogą być przechowywane w bezpiecznej formie cyfrowej, z kontrolowanym dostępem i łatwym wyszukiwaniem. To rozwiązanie pozwala ograniczyć ilość dokumentów papierowych, usprawnia pracę działów HR i zapewnia większą kontrolę nad danymi pracowników.

Korzyści współpracy z EkoAkta

Nie musisz zastanawiać się, jak przechowywać dokumentację pracowniczą. W EkoAkta przejmujemy odpowiedzialność za jej przechowywanie w sposób, który odciąża Ciebie i Twoich pracowników. 

Zapewniamy nie tylko bezpieczne miejsce archiwizacji, ale także jasne procedury, stałą kontrolę nad dokumentami i pewność zgodności z obowiązującymi przepisami (w tym RODO). Dzięki temu współpracujące z nami firmy nie muszą inwestować w rozbudowę własnych archiwów ani angażować pracowników w obsługę akt kadrowych.

Współpraca z nami oznacza:

• bezpieczeństwo danych potwierdzone certyfikatami i normami (np. DIN 66399),
• kontrolowany dostęp do dokumentacji i pełną poufność informacji,
• oszczędność miejsca w biurze i redukcję kosztów operacyjnych,
• szybki dostęp do akt zawsze wtedy, gdy są potrzebne,
• wsparcie doświadczonego zespołu, który zna realia kontroli ZUS, PIP i innych instytucji.

Nasza firma spełnia między innymi normy ISO 9001 i ISO 27001, dzięki wdrożonemu systemowi zarządzania jakością i bezpieczeństwem informacji.

Dzięki EkoAkta zyskujesz długofalowego partnera w zarządzaniu dokumentacją pracowniczą. My dbamy o bezpieczeństwo, porządek i zgodność z prawem, a Ty możesz skupić się na rozwoju firmy i zarządzaniu zespołem bez obaw o archiwa.