Szanowni Klienci! Nasza załoga nieustannie monitoruje aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa. Nawet w tak wymagających warunkach dążymy do zachowania nieprzerwanej działalności, a przede wszystkim stałej i zgodnej z planem obsługi klientów. Cały czas jesteśmy do Państwa dyspozycji. Zamówienie można składać z wykorzystaniem dotychczasowych narzędzi: telefonicznie, mailowo, oraz przez stronę www.

Przechowywanie Dokumentów Białystok

Białystok jest najważniejszym ośrodkiem gospodarczym, naukowym i kulturalnym Podlasia. Przeżywa prężny rozwój, co można zauważyć, obserwując to, jak zmienia się miasto – powstają tu nowe kawiarnie, osiedla oraz dynamicznie rozwija się tu sektor usług. Białystok niegdyś słynął ze swojej wielokulturowości. Chociaż na przestrzeni lat się to zmieniło, nadal można zwiedzić tu unikalne zabytki, których próżno szukać w innych częściach Polski. Oprócz tego, będąc w Białymstoku, nie da się nie odwiedzić Pałacu Branickich, reprezentacyjnego budynku miasta, czy nie przejść się ulicą Lipową – najważniejszą i najatrakcyjniejszą ulicą w Białymstoku.

Dlaczego chaos w dokumentacji firmowej jest niebezpieczny?

Brak uporządkowanych dokumentów to nie tylko problem estetyczny. Oczywiście, eleganckie szafy, wypełnione starannie ułożonymi segregatorami, teczkami i pudełkami sprawią, że przestrzeń będzie bardziej przyjaznym miejscem do pracy. Nie o kwestie wizualne jednak głównie tu chodzi. Brak porządku w aktach powoduje:

  • Zirytowanie pracowników i ich mniejszą wydajność

Wynika to z bardzo prostego powodu – na poszukiwanie dokumentów trzeba poświęcić dodatkowy czas. Oczywiście zawsze poruszanie się po firmowym archiwum będzie wymagało chwili. Jeśli jednak akta są w nieporządku, zamiast kilku minut będzie trzeba na tę czynność poświęcić dużo więcej czasu. W efekcie wykonywanie codziennych obowiązków nie będzie zachodziło płynnie i pojawią się przestoje, których łatwo można uniknąć.

  • Brak właściwej ochrony dokumentów

Na rynku można spotkać się z wieloma akcesoriami, które mają wspomóc organizację dokumentów, zarówno w przestrzeni domowej, jak i w większych bądź mniejszych biurach. Niestety samo ich wykorzystanie nie wystarczy – trzeba zadbać również o to, aby dokumenty, które w ten sposób przechowujemy, były odpowiednio posegregowane. Bez tego bardzo łatwo doprowadzić do sytuacji, kiedy nie da się znaleźć ważnego świstka papieru. Zgubienie cennych dokumentów to poważna sprawa, zwłaszcza jeśli takie akta zawierają dane osobowe.

  • Nieprzestrzeganie przepisów

Każda firma jest prawnie zobowiązana przechowywać akta przez określony czas. Przedsiębiorstwa muszą zdawać sobie sprawę, jaki okres przechowywania dotyczy poszczególnych typów akt. Chaos w biurowej dokumentacji sprawia, że nie można mieć kontroli nad przechowywanymi umowami, fakturami, deklaracjami, a przestrzeganie terminów staje się utrudnione.

Przechowywanie dokumentów

Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, bo wiele zależy od tego, jaką przestrzenią dysponuje firma. Jednoosobowe działalności gospodarcze lub biura obsługujące niewielu klientów z powodzeniem mogą o to zadbać we własnym zakresie, wyposażając się w specjalistyczne szafy do przechowywania dokumentów. Jeśli akta będą przechowywane w tym samym pomieszczeniu, w którym przyjmują Państwo klientów, należy zwrócić szczególną uwagę na to, czy dane osobowe będą skutecznie chronione.

Wiele przedsiębiorstw nie może lub nie chce przechowywać dokumentów w swojej siedzibie. Powodów może być kilka. Jeśli akt jest dużo, należy liczyć się z tym, że regały wypełnione teczkami i segregatorami zajmą niemałą część biurowej przestrzeni. Alternatywną jest wynajem dodatkowego pomieszczenia, ale to wiąże się z kosztami oraz z koniecznością zadbania o ochronę. Jednym z rozwiązań takich problemów jest skorzystanie z usług firmy Ekoakta.

Przechowywanie dokumentów Białystok – profesjonalna usługa dla firm

Decyzja o tym, żeby zdecydować się na przechowywanie dokumentacji poza siedzibą firmy, dla wielu przedsiębiorstw nie jest łatwa. Wynika to głównie z braku dokładnych informacji dotyczących tego, jak działają specjaliści oferujący usługi w tej branży. Ekoakta codziennie dokłada starań, żeby dokumenty klientów chronione były z pomocą profesjonalnych barier fizycznych i logicznych. Mamy wypracowane procedury bezpieczeństwa, a nasi pracownicy są pod tym kątem doskonale przeszkoleni.

Niektóre przedsiębiorstwa, rozważające skorzystanie z usługi przechowywania dokumentów, obawiają się, że dostęp do akt będzie utrudniony. Z Ekoaktą nie muszą się Państwo o to martwić – będą mieli Państwo nieprzerwany dostęp do swoich akt za pośrednictwem platformy internetowej.

Z jakich części Białegostoku pochodzą nasi klienci?

os. Antoniuk, os. Bacieczki, os. Bema, os. Białostoczek, os. Bojary, Centrum, os. Dojlidy, os. Dojlidy Górne, os. Dziesięciny I, os. Dziesięciny II, os. Jaroszówka, os. Kawaleryjskie, os. Leśna Dolina, os. Mickiewicza, os. Młodych, os. Nowe Miasto, os. Piaski, os. Piasta I, os. Piasta II, os. Przydworcowe, os. Sienkiewicza, os. Skorupy, os. Słoneczny Stok, os. Starosielce, os. Wygoda, os. Wysoki Stoczek, os. Zawady, os. Zielone Wzgórza

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2021 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica