Szanowni Klienci! Nasza załoga nieustannie monitoruje aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa. Nawet w tak wymagających warunkach dążymy do zachowania nieprzerwanej działalności, a przede wszystkim stałej i zgodnej z planem obsługi klientów. Cały czas jesteśmy do Państwa dyspozycji. Zamówienie można składać z wykorzystaniem dotychczasowych narzędzi: telefonicznie, mailowo, oraz przez stronę www.

Przechowywanie Dokumentów Katowice

Katowice są stolicą województwa śląskiego. W XIX wieku intensywnie rozwinął się tutaj przemysł hutniczy oraz górnictwo. Aktualnie miasto jest centrum Górnośląskiego Okręgu Przemysłowego oraz najbardziej zaludnioną miejscowością konurbacji górnośląskiej. Pełni również funkcję istotnego, korzystnie zlokalizowanego węzła komunikacyjnego, z którego istnieje wiele połączeń do całej Polski oraz zagranicę (port lotniczy Katowice-Pyrzowice). Jednym z najbardziej charakterystycznych budynków w Katowicach jest „Spodek”. To tutaj rozgrywają się najważniejsze koncerty oraz organizowane są liczne wydarzenia kulturalne.

Chaos w dokumentacji – z jakimi konsekwencjami mierzy się wtedy biuro?

Wystarczy chwila niedopatrzenia, żeby zaburzyć porządek w aktach. Taką jednorazową pomyłkę można jednak szybko naprawić. Problem pojawia się, dopiero gdy chaos w aktach jest regułą. Trzeba się wtedy liczyć z tym, że:

  • Łatwiej jest o zgubienie ważnego dokumentu

Sytuacja, w której dany typ akt nie ma przypisanego z góry miejsca, sprzyja zawieruszeniom dokumentów. Żadna rzetelna, szanująca się firma nie może doprowadzić do incydentów tego typu. Zaniedbania mogą doprowadzić do tego, że klient poprosi Państwa o informację, której firma nie będzie w stanie udzielić.

  • Pracownicy firmy nie będą w stanie efektywnie wykonywać swoich obowiązków

Prawidłowo działająca firma powinna w dynamiczny sposób reagować na różne potrzeby, niezależnie od tego, czy jest to zapytanie potencjalnego partnera, czy konieczność sprawdzenia istotnej informacji. Dobrze skonstruowane archiwum sprawi, że zatrudnione osoby bez trudności odnajdą się nawet wśród pokaźnej dokumentacji. Nieuporządkowanie akt z kolei wydłuży procesy i doprowadzi do codziennej frustracji.

  • Stresujące audyty instytucji kontrolnych

Wizyta urzędnika, który ma skontrolować funkcjonowanie biznesu, zawsze wiąże się z pewnym stresem, bo nie jest to codzienna sytuacja. Jeśli jednak nie zadbają Państwo o to, aby dokumenty były przechowywane w odpowiednich warunkach, oprócz stresu mogą czekać Państwa również konsekwencje natury prawnej.

Przechowywanie dokumentów

Przechowywanie dokumentów – wyzwania

Jednym z największych wyzwań związanych z przechowywaniem dokumentów jest wygospodarowanie odpowiedniej przestrzeni. Nierzadko można spotkać się z firmami, które rozwijają się tak dynamicznie, że przyrost ich klientów jest dość duży. Po pewnym czasie, wystarczające do tej porty biuro staje się zbyt małe. Wtedy do wyboru przedsiębiorca ma kilka opcji. Może zmienić biuro na większe lub wynająć dodatkową przestrzeń na archiwum. Oba rozwiązania są dość kosztowne. Żadne z nich nie zapewni też zebranej dokumentacji profesjonalnej ochrony antypowodziowej czy przeciwpożarowej.

Małe przedsiębiorstwa często mogą samodzielnie poradzić sobie z przechowywaniem dokumentów. W takich przypadkach wystarczającym rozwiązaniem będzie zakup odpowiedniej szafy, która pomieści wypełnione aktami segregatory i teczki. Dla tych większych firm może to być po prostu nieopłacalne i niewygodne. Ekoakta od lat pomaga takim klientom rozwiązać problemy związane z dużą ilością zgromadzonej dokumentacji.

Przechowywanie dokumentów Katowice – bezpieczeństwo i wygoda

Klienci, poszukujący usługodawcy, który zajmie się przechowywanie ich akt, zwracają uwagę właśnie na te dwie kwestie – zapewnienie dokumentacji optymalnej ochrony oraz komfort. O tę pierwszą kwestię zadbaliśmy, wyposażając naszą siedzibę w szereg zabezpieczeń o charakterze logicznym i fizycznym. Żadna niepowołana osoba nie zyska dostępu do akt, a dzięki nowoczesnej infrastrukturze dokumentacja zabezpieczona jest również przez powodzią i ogniem.

Zależy nam na tym, żeby korzystanie z naszych usług wiązało się również z wygodą. Oprócz przechowywania dokumentów, oferujemy też ich archiwizację oraz niszczenie. W ten sposób z pomocą jednego usługodawcy, mogą Państwo w kompleksowy sposób zadbać o swoje akta. Komfortowy jest również dostęp do dokumentów – mogą z nich Państwo korzystać w dowolnym momencie za pośrednictwem naszej internetowej platformy.

Jakie dzielnice Katowic obsługujemy?

Śródmieście, Koszutka, Bogucice, Os. Paderewskiego-Muchowiec, Załęże, Os. Wincentego Witosa, Os. Tysiąclecia, Dąb, Wełnowiec-Józefowiec, Ligota-Panewniki, Brynów-Os. Zgrzebnioka, Załęska Hałda-Brynów, Zawodzie, Dąbrówka Mała, Szopienice-Burowiec, Janów-Nikiszowiec, Giszowiec, Murcki, Piotrowice-Ochojec, Zarzecze, Kostuchna, Podlesie

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2021 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica