Szanowni Klienci! Nasza załoga nieustannie monitoruje aktualną sytuację związaną z pandemią koronawirusa. Nawet w tak wymagających warunkach dążymy do zachowania nieprzerwanej działalności, a przede wszystkim stałej i zgodnej z planem obsługi klientów. Cały czas jesteśmy do Państwa dyspozycji. Zamówienie można składać z wykorzystaniem dotychczasowych narzędzi: telefonicznie, mailowo, oraz przez stronę www.

Przechowywanie Dokumentów – Warszawa

Warszawa – stolica państwa Polskiego, położona w województwie mazowieckim, nad Wisłą. Warszawa jest największy miastem w kraju; przoduje również pod względem liczby mieszkańców. Miasto można uznać za barometr aktualnych nastrojów społeczeństwa, bo to w nim organizowane są największe marsze, pochody, protesty i manifestacje. Warszawa przyciąga młodych ludzi dynamicznym tempem życia, ogromną liczbą wydarzeń kulturalnych, kin i teatrów. To też ważny ośrodek edukacyjny. Swoje siedziby mają tu m.in. Uniwersytet Warszawski, Politechnika Warszawska, Szkoła Główna Handlowa w Warszawie, Warszawski Uniwersytet Medyczny i Akademia Sztuk Pięknych. 

Przechowywanie dokumentów w Warszawie

Każde przedsiębiorstwo w pewnym zakresie posługuje się dokumentacją i ją przechowuje. Obowiązujące przepisy nakładają na przedsiębiorcę obowiązek zadbania o tę ostatnią kwestię. Co to oznacza w praktyce? M.in. to, że przez określony ustawowo czasu firma musi przechowywać dane dokumenty. Te okresy dotyczą różnego typu akt – podatkowych, ubezpieczeniowych, rachunkowych, pracowniczych i innych. To kluczowe, żeby zadbać o warunki przechowywania. Po pierwsze, tylko przechowując dokumenty w bezpiecznym miejscu, jesteśmy w stanie ochronić cenne, wrażliwe informacje przed wydostaniem się na zewnątrz. Po drugie, brak odpowiedniego przechowywania sprzyja takim incydentom, jak zgubienie akt lub ich zniszczenie. W efekcie, gdy próg firmy przekroczy instytucja kontrolująca, przedsiębiorca nie będzie w stanie przedstawić wymaganej dokumentacji. Zaniedbania na tym polu prowadzą do nałożenia grzywny i innych problemów prawnych. Jednym ze sposobów, żeby uniknąć tego czarnego scenariusza, jest wyznaczenie określonych przestrzeni do przechowywania akt i odpowiednie jej zabezpieczenie.

Przechowywanie dokumentów

Jak powinno wyglądać prawidłowe przechowywanie dokumentów?

Miejsce przeznaczone do przechowywania akt powinno zapewniać zgromadzonym umowom, fakturom i innej cennej dokumentacji odpowiednią ochronę. Aby zaplanować proces przechowywania, konieczne jest określenie procedur. Te mogą się różnić w zależności od takich kwestii jak wielkość biura, już obecne zabezpieczenia obiektów, charakter działalności (np. czy w biurze przebywają jedynie pracownicy, czy przyjmujemy tam też naszych klientów). To często sprawy bardzo zniuansowane, a firmom nierzadko po prostu brakuje wiedzy, żeby fachowo zatroszczyć się o archiwum. Czasem problemem jest nie tyle wiedza, co po prostu brak miejsca. Trudno oczekiwać, że firma będzie w stanie dobrze zabezpieczyć swoje akta, jeśli nie dysponuje miejscem na odpowiednie szafy i regały. Bardzo ważne jest to, aby przedsiębiorstwo było w stanie rozpoznać te ograniczenia. Ich zauważenie jest niezbędne do tego, żeby wprowadzić konkretne zmiany. Nierzadko firma nie chce (zbyt duża inwestycja) lub nie może (ograniczenia związane z przestrzenią) wprowadzić tych zmian. Wtedy rozwiązaniem jest nawiązanie współpracy z profesjonalną firmą, zajmującą się przechowywaniem dokumentów w Warszawie, taką jak EkoAkta.

Jak przechowywaniem dokumentów w Warszawie zajmują się specjaliści?

Przechowywanie akt ze specjalistami pozwala:

  • Oszczędzić przestrzeń biurową

Dokumentacja zostanie przewieziona do siedziby usługodawcy, a Państwo w ten sposób zyskają dodatkową przestrzeń roboczą

  • Zabezpieczyć akta

Dysponujemy profesjonalną infrastrukturą. W naszych pomieszczeniach panują optymalne warunki termalne oraz odpowiednia wilgoć (są one dopasowane do rodzaju przechowywanej dokumentacji);

  • Skorzystać z dodatkowych usług

Przechowywanie dokumentów z EkoAktą pozwoli Państwu na bezproblemowe skorzystanie również z innego wsparcia, jakie proponujemy – np. z uporządkowania akt (profesjonalna archiwizacja wykonana przez specjalistów) czy z bezpiecznego niszczenia.

Niektóre firmy obawiają się, że przechowywanie dokumentów poza ich siedzibą w Warszawie sprawi, że będą mieli utrudniony dostęp do akt. Współpraca z naszą firmą pozwoli Państwu mieć nieustanny dostęp do dokumentacji za pośrednictwem platformy online.

W jakich dzielnicach Warszawy działamy?

Bemowo, Białołęka, Bielany, Mokotów, Ochota, Praga-Południe, Praga-Północ, Rembertów, Śródmieście, Targówek, Ursus, Ursynów, Wawer, Wesoła, Wilanów, Włochy, Wola, Żoliborz

Zapytaj o szczegóły naszych konsultantów
801 013 015
Zadaj pytanie wypełniając formularz
Zamów online

Obsługa dokumentów - dowiedz się więcej

Niszczenie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych itp.

Prowadząc działalność gospodarczą, zatrudniając pracowników, jesteśmy zobligowani do przechowywania dokumentacji, która jest dowodem na wywiązywanie się przez nas z obowiązków pracodawcy ...

Archiwizacja i przechowywanie dokumentów księgowych, kadrowych, podatkowych

Archiwizacja dokumentów księgowych Prowadzona w firmie dokumentacja powinna być kompletowana, klasyfikowana i przechowywana przez okres wyznaczonymi przepisami prawnymi. Ważne jest przykładanie ...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentów niejawnych

Klasyfikacja dokumentacji niejawnej Zacznijmy najpierw od samego pojęcia informacji niejawnych. Pod tą definicją rozumiemy informacje, dane, materiały, których ujawnienie mogłoby spowodować za...

Archiwizacja, przechowywanie, niszczenie dokumentacji medycznej

Informacje znajdujące się w dokumentacji medycznej możemy także podzielić wedle przeznaczenia. I tak będzie to: dokumentacja medyczna indywidualna wewnętrzna (dotycząca konkretnego pacjenta, i...

Optymalizacja sprawności i bezpieczeństwa procesu obiegu dokumentów

Wraz z upływem czasu i rozwojem każdej firmy gwałtowanie wzrasta ilość papierowych czy elektronicznych dokumentów, a wraz z nimi rośnie zapotrzebowanie na szybki i nieprzerwany dostęp do tych ...

Optymalizacja kosztów procesu obiegu dokumentów

Jak wskazuje wiele badań, outsourcing archiwizowania, skanowania i niszczenia dokumentów, a także powierzenie zarządzania korespondencją wyspecjalizowanej firmie przekłada się na kilkudziesięc...

Digitalizacja dokumentów od A do Z - korzyści z wprowadzenia elektronicznego archiwum

Powszechnym problemem współczesnych firm jest stale rosnąca ilość danych biznesowych. Dokumentów papierowych nie ubywa, lecz przybywa, a teczki i segregatory wypełniają coraz większą przestr...

Kancelaria pocztowa ważniejsza niż myślisz, czyli dlaczego warto profesjonalnie zarządzać korespondencją

Tempo i sprawność przekazywania informacji odgrywa coraz większą rolę w biznesie. Niedogodności i opóźnienia w tym obszarze mogą zakłócić płynność finansową przedsiębiorstwa, utrudnia...

Referencje klientów

Totalizator Sportowy Sp. z o.o. w Warszawie, Oddział w Krakowie potwierdza, że Ekoakta wykonała dla nas usługi w zakresie kompleksowej, zgodnej z przepisami prawa i naszymi wewnętrznymi procedurami archiwizacji dokumentów i profesjonalnego niszczenia danych.
Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych.
Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera, co pozwala zarekomendować Ekoakta jako sprawdzonego specjalistę w zakresie świadczonych usług

Tomasz Majka
Totalizator Sportowy Sp. z o.o.

Informujemy, że w zakresie niszczenia zasobów archiwalnych korzystamy z usług firmy Ekoakta z Chorzowa.
Jakość usług świadczonych przez firmę Ekoakta i profesjonalna obsługa związana z niszczeniem dokumentów pozwala na polecić tę firmę wszystkim zainteresowanym usługa niszczenia dokumentów.

Oddział Unilever Bestfoods
Unilever Polska SA Zakład Produkcyjny Katowice

Współpraca pomiędzy Żabką Polska SA a firmą Ekoakta rozpoczęła się w 2008 roku w ramach programu bezpiecznej utylizacji dokumentacji poufnej.
Z powierzonego zadania Ekoakta wywiązuje się w znakomity sposób, uwzględniając wszystkie wskazówki i postulaty zleceniodawcy. Niszczenie poufnej dokumentacji wykonywane jest terminowo i z zachowaniem wszelkich procedur wymaganych przez Żabkę Polska SA.
Z pełną odpowiedzialnością można polecić Ekoakta firmom oczekującym wysokiej jakości usług.

Łukasz Skrzypczak
Kierownik Archiwum Żabka Polska SA

Poziom usług świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera.

Marek Kasprzyk
Dyrektor I Inspektoratu PZU S.A. w Krakowie

Z pełnym przekonaniem rekomenduję i polecam usługi firmy Ekoakta. Wszystkie prace były wykonane fachowo i zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami. W mojej ocenie Ekoakta spełnia wszystkie wymogi, jakie winna posiadać wyspecjalizowana firma zajmująca się archiwizacją i przechowywaniem dokumentów. Zarówno jakość, jak i terminowość wykonania usług oceniam wysoko. Nie bez znaczenia jest również fakt, że oferta cenowa firmy jest elastyczna i konkurencyjna.

mgr Izabela Żmuda
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 4
im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Chorzowie

Ekoakta wykonywała dla nas usługi w zakresie kompleksowej archiwizacji i oraz profesjonalnego niszczenia danych. Poziom świadczonych usług gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji. Dotychczasowa współpraca w pełni potwierdza wiarygodność i fachowość firmy Ekoakta.

mgr Halina Szumska
Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Sosnowcu

Poziom usług z zakresu archiwizacji dokumentów świadczonych przez Ekoakta gwarantuje bezpieczeństwo w zakresie ochrony informacji, zwłaszcza informacji niejawnych i wynikających z danych osobowych. Nasza współpraca w pełni potwierdziła wiarygodność i fachowość naszego partnera. Opierając się na powyższym rekomendujemy firmę Ekoakta jako sprawnego specjalistę w zakresie świadczonych usług.

Krystyna Grzanka
Prezes Zarządu Administracja Domów Mieszkalnych

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów

Henryk Małysz,
Prezes Zarządu Przedsiębiorstwa Remontów Ulic i Mostów w Gliwicach

Dotychczasowe doświadczenia ze współpracy ze spółką Ekoakta pozwalają wystawić jej bardzo wysoką ocenę. Sposób realizacji usługi charakteryzuje się w pełni profesjonalnym podejściem zapewniającym bardzo wysoki stopień zaufania w kwestii bezpieczeństwa powierzonych dokumentów.

dr Paweł Huczkowski,
Wiceprezes zarządu Croda Poland Sp. z. o. o.

Ekoakta.pl - Poufność. Bezpieczeństwo. Ekologia.
Archiwizacja dokumentów, digitalizacja dokumentów, przechowywanie dokumentów, niszczenie dokumentów, skanowanie dokumentów.

All rights reserved 2021 Rhenus Data Office Polska Sp. z o.o.
Projekt i realizacja: Internetica