Przechowywanie dokumentów Wrocław
Wrocław – miasto w południowo-zachodniej części Polski, stolica województwa dolnośląskiego i czwarta miejscowość w kraju pod względem liczby ludności. Zachwyca przepięknym rynkiem, z dwoma Ratuszami i charakterystycznymi kamienicami. Będąc we Wrocławiu, warto poświęcić chwilę na zobaczenie m.in. Pergoli i Hali stulecia, Panoramy Racławickiej czy Starego Cmentarza Żydowskiego. Do miasta co roku przyjeżdża sporo turystów oraz studentów, rozpoczynających naukę na Uniwersytecie Wrocławski, Politechnice Wrocławskiej, Uniwersytecie Medycznym, Ekonomicznym i Przyrodniczym.
Przechowywanie dokumentów we Wrocławiu
Kwestia zabezpieczenia dokumentacji to coś, na co powinien zwracać uwagę każdy przedsiębiorca – zarówno ten, prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, jak i właściciel dużej, prężnie rozwijającej się firmy. Wynika to z faktu, że na każdym tym podmiocie spoczywają takie same obowiązki, dotyczące okresów przechowywania dokumentów i przestrzegania RODO oraz zapisów krajowych, odnoszących się do ochrony danych osobowych. Ustawowo określono, jak długo należy przechowywać dany typ akt. Obowiązkiem przedsiębiorcy jest znajomość tych terminów i przechowywanie swoje dokumentacji pracowniczej, podatkowej, księgowej i innej zgodnie z nimi. Chaos w firmie i brak odpowiedniego miejsca na przechowywanie akt sprawia, że łatwo jest zgubić lub zwyczajnie zniszczyć jeden z takich cennych dokumentów. Zgubienie to również narażenie się na grzywny wynikające z nieprzestrzegania zasad ochrony danych osobowych klientów, kontrahentów i partnerów. Konsekwencji braku odpowiedniego miejsca do przechowywania jest tak wiele i mogą być one dla firmy tak szkodliwe, że zdecydowanie warto zadbać o tę sprawę i poświęcić jej należytą uwagę.
Jak należy właściwie przechowywać dokumenty?
Odpowiednie przechowywanie akt powinno wiązać się z precyzyjnym określeniem ograniczeń w danym przedsiębiorstwie. Takie ograniczenia mogą mieć różny charakter. Czasem wynikają z braku miejsca. W niewielkich biurach trudniej jest zorganizować miejsce do przechowywania akt, bo szafy, półki, regały i inne meble tego typu sprawiają, że przestrzeń robocza dodatkowo się pomniejsza. Przeszkodą w stworzeniu bezpiecznych warunków dla przechowywanych akt może być też brak odpowiednich zabezpieczeń budynku. W niektórych branżach jest to szczególnie ważne, bo wyciek informacji mógłby całkowicie zaprzepaścić wysiłki związane np. z rozwojem nowego produktu i zmniejszyć szansę firmy na pokonanie konkurencji. Nawet w mniej skrajnych przypadkach wyciek danych może mieć fatalne skutki. Żeby temu zapobiec, przedsiębiorca musi zaplanować indywidualnie dopasowany do firmy sposób ochrony akt. Nierzadko łatwiej jest po prostu powierzyć to zadanie specjalistom, takim jak Ekoakta.
Jakie korzyści wiążą się ze współpracą z profesjonalną firmą, zajmującą się przechowywaniem dokumentów?
-
Więcej miejsca w biurze
Ta korzyść jest szczególnie ważna dla przedsiębiorstw, które dysponują bardzo ograniczoną przestrzenią. Przekazanie przechowywania dokumentów na zewnątrz sprawi, że przestrzeń robocza się powiększy.
-
Skuteczna ochrona informacji zawartych w dokumentach
Aby zapewnić wysoki standard ochrony swoim aktom, Państwa firma musiałaby ponieść koszty związane z zakupem nowoczesnej infrastruktury. Ekoakta posiada system zabezpieczeń logicznych i fizycznych, dzięki którym dokumentacja naszych klientów jest doskonale chroniona.
-
Łatwy dostęp do innych przydatnych usług z zakresu zarządzania dokumentacją
Oprócz obowiązku przechowywania dokumentów, przedsiębiorca musi zadbać również o bezpieczną utylizację akt. Obok niszczenia akt w specjalnych instalacjach, możemy zaproponować Państwu również archiwizację zgromadzonej dokumentacji.
Wybierając nasze usługi, nie muszą się Państwo obawiać utrudnionego dostępu do dokumentów – nasi klienci mają nieprzerwany dostęp do akt, dzięki specjalnej platformie internetowej.
Przechowywanie akt na terenie Wrocławia – w jakich częściach miasta działamy?
Bieńskowice, Biskupin-Sępolno-Dąbie-Bartoszowice, Borek, Brochów, Gaj, Gajowice, Gądów-Popowice Południowe, Grabiszyn-Grabiszynek, Huby, Jagodno, Jerzmanowo-Janołtów-Starachowice-Osiniec, Karłowice-Różanka, Klecina, Kleczków, Kowale, Krzyki-Partynice, Księże, Kuźniki, Leśnica, Lipa Piotrkowska, Maślice, Muchobór Mały, Muchobór Wielki, Nadodrze, Nowy Dwór, Ołbin, Ołtaszyn, Oporów, Osobowice-Rędzin, Pawłowice, Pilczyce-Kozanów-Popowice Północne, Plac Grunwaldziki, Polanowice-Poświętne-Ligota, Powstańców Śląskich, Pracze Odrzańskie, Przedmieścia Oławskie, Przedmieścia Świdnickie, Psie Pole-Zawidawie, Sołtysowice, Stare Miasto, Swojczyce-Strachocin-Wojnów, Szczepin, Świniary, Tarnogaj, Widawa, Wojszyce, Zacisze-Zalesie-Szczytniki, Żerniki
